resolução cd/anpd Nº 8, de 5 de setembro de 2023

O CONSELHO DIRETOR DA AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (ANPD), no uso das competências que lhe são conferidas pelo inciso I do art. 55-C da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, pelo §1º do art. 3º do Anexo I do Decreto nº 10.474, de 26 de agosto de 2020, pelo inciso I e parágrafo único do art. 51 e pelos artigos 63 a 66 do Regimento Interno da ANPD, aprovado pela Portaria nº 1, de 8 de março de 2021, resolve: 

Art. 1º Fica instituída, na forma do Anexo desta Resolução, a Política de Governança de Processos da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), instrumento que estabelece os princípios, as diretrizes, os objetivos, os instrumentos, a estrutura e as responsabilidades relativos à Governança de Processos no âmbito das unidades organizacionais da ANPD.

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor em 02 de outubro de 2023.

WALDEMAR GONÇALVES ORTUNHO JUNIOR

Diretor-Presidente

ANEXO

POLÍTICA DE GOVERNANÇA DE PROCESSOS DA AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS - ANPD

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Política dispõe sobre os princípios, as diretrizes, os objetivos, os instrumentos, a estrutura e as responsabilidades relativos à Governança de Processos no âmbito das unidades organizacionais da ANPD.

Art. 2º Para os fins desta Política, consideram-se as seguintes definições:

I - accountability: processo em que os dirigentes das empresas e organizações públicas, aos quais se tenham confiado recursos, devem assumir as responsabilidades de ordem fiscal, gerencial e programática que lhes foram conferidas; informar o devido cumprimento a quem lhes delegou essas responsabilidades, e apresentar as ações realizadas aos cidadãos e usuários dos serviços públicos em um espaço de diálogo;

II - alta administração: membros do Conselho Diretor da ANPD, responsáveis pelas decisões de nível estratégico, representando o mais alto nível decisório da Autoridade;

III - arquitetura de processos: prática da gestão de processos que busca criar uma visão sistêmica da organização a partir de um modelo de classificação e organização dos processos da ANPD;

IV - cadeia de valor: representação gráfica dos macroprocessos e processos seguindo uma sequência lógica de execução e apresentados de forma categorizada, sendo um direcionador de mudança institucional, ou seja, uma estrutura de análise interna utilizada como instrumento de gestão para o seu contínuo aperfeiçoamento;

V - ciclo BPM (Business Process Management): sequência de ações contínuas da organização para o gerenciamento de seus processos, com o intuito de assegurar que estejam alinhados com a estratégia organizacional, compreendendo as fases de planejamento, análise, desenho, implementação, gerenciamento do desempenho e refinamento;

VI - cultura de processo: prática institucional em que os processos são conhecidos, acordados, comunicados e visíveis para todo o corpo funcional;

VII - Escritório de Processos: equipe lotada na Secretaria-Geral, responsável por coordenar as iniciativas de governança de processos institucionais, visando a aprimorar os processos e a gerar valor público;

VIII - executor do processo: pessoa designada pelo gestor do processo para acompanhar, opinar e influir ativamente na implementação e na melhoria contínua dos processos;

IX - gerenciamento de processos ou BPM: abordagem metodológica que visa a identificar, desenhar, executar, documentar, monitorar e avaliar processos, automatizados ou não, a fim de alcançar os objetivos estratégicos organizacionais;

X - gestor de processo: pessoa que controla e supervisiona o desempenho do processo, sendo o líder das iniciativas de transformação e melhoria contínua em articulação com o executor do processo e o com o Escritório de Processos;

XI - governança de processos: conjunto de regras, diretrizes e atribuições que visam a padronizar as iniciativas institucionais em gestão de processos e estabelecer responsabilidades por essas ações, a fim de garantir sua coerência com as estratégias e objetivos da organização, agregando valor aos serviços e produtos e evitando multiplicidade de esforços com a mesma finalidade;

XII - macroprocesso: agrupamento de processos necessários para a produção de uma ação ou desempenho de uma atribuição da organização ou, ainda, grandes conjuntos de atividades pelos quais a organização cumpre sua missão, gerando valor para o cidadão/usuário;

XIII - maturidade de processos: ponto em que os processos são explicitamente definidos, administrados, medidos, controlados e otimizados, cujo nível é obtido pela comparação do estado atual dos processos versus práticas definidas em modelos de maturidade;

XIV - melhoria contínua: abordagem para melhoria de processo organizacional baseada na necessidade de revisão constante das operações para identificar problemas, oportunidades de redução de custos, racionalização e outros fatores que, juntos, permitem a otimização. As atividades de melhoria contínua fornecem entendimento, medição e feedback constante sobre o desempenho do processo para direcionar a melhoria em sua execução;

XV - modelo de processo: representação do funcionamento de um processo existente ou proposto, por meio do produto resultante dos diversos níveis de representação com informações acerca dos objetos e seu ambiente, constituindo insumo para simulações mais completas sobre o comportamento ou o desempenho do processo;

XVI - processo: conjunto de ações e atividades inter-relacionadas, que são executadas para alcançar produto, resultado ou serviço predefinido, de modo a entregar valor ao usuário e à sociedade; e

XVII - repositório de processos: localização central para armazenar informação sobre processos.

CAPÍTULO II

DOS PRINCÍPIOS, DAS DIRETRIZES E DOS OBJETIVOS

Seção I

Dos Princípios

Art. 3º A Governança de Processos da ANPD deverá observar os seguintes princípios:

I - comprometimento da alta administração e da liderança em todos os níveis de gestão;

II - desenvolvimento de uma cultura de processos e de governo digital;

III - adoção da visão de processos ponta a ponta;

IV - consideração da natureza transversal dos processos;

V - atuação integrada de diferentes unidades organizacionais da ANPD, considerando a formação de equipes multidisciplinares;

VI - consideração de todos os processos da organização nos seus mais diversos níveis hierárquicos, estratégicos, táticos e operacionais, como escopo de ação;

VII - subordinação aos interesses públicos;

VIII - consideração dos fatores humanos e da cultura organizacional;

IX - integração entre processos, estruturas funcionais, pessoas e tecnologia;

X - simplificação e inovação de processos;

XI - adoção da abordagem de melhoria contínua; e

XII - observação contínua do emprego da ética e da transparência nos processos, contribuindo para a accountability e o fortalecimento da cultura de integridade.

Parágrafo único. Além dos princípios descritos no art. 3º, a Governança de Processos observará a missão institucional da ANPD, qual seja, zelar pela proteção dos dados pessoais.

Seção II

Das Diretrizes da Governança de Processos

Art. 4º A Governança de Processos da ANPD deverá observar as seguintes diretrizes:

I - ser sistematizada, estruturada, dinâmica, iterativa, oportuna, documentada e colaborativa, com base nos contextos internos e externos, e nos objetivos estratégicos da ANPD, considerando os fatores humanos e culturais;

II - ser transparente, dando acessibilidade aos produtos e resultados promovidos pela sua prática;

III - estar alinhada às melhores práticas de governança e às recomendações governamentais;

IV - adequar, tempestivamente, os processos às mudanças nos objetivos ou em cenários;

V - estar atenta às oportunidades de inovação;

VI- desenvolver continuamente os agentes públicos da ANPD em governança de processos;

VII - padronizar procedimentos, facilitando a multiplicação do conhecimento e a conformidade; e

VIII - fomentar avanços nos níveis de maturidade em gestão de processos na ANPD.

Seção III

Dos Objetivos

Art. 5º A Governança de Processos da ANPD tem por objetivos:

I - estabelecer uma cultura organizacional em que os processos são conhecidos, acordados, comunicados e executados;

II - promover a integração entre os processos da organização;

III - disponibilizar informações para identificação de forças e fraquezas organizacionais que subsidiem a elaboração do planejamento estratégico;

IV - aprimorar a eficácia e a eficiência operacionais;

V - transformar o conhecimento tácito de processos em conhecimento explícito, contribuindo para a gestão de conhecimento e para a aprendizagem organizacional;

VI - apoiar o controle interno e a gestão de riscos;

VII - prezar pela conformidade legal e normativa dos processos;

VIII - estabelecer uma linguagem comum de representação dos modelos de processos;

IX - racionalizar e simplificar processos;

X - desenvolver e implantar soluções de inovação;

XI - facilitar a automação dos processos;

XII - promover a melhoria contínua dos processos;

XIII - estabelecer a análise crítica do desempenho dos processos;

XIV - contribuir para o desenvolvimento de padrões de qualidade e funcionalidade destinados à melhoria do desempenho dos serviços prestados;

XV - otimizar o uso dos recursos, com redução da taxa de erros e dos desperdícios; e

XVI - facilitar as mudanças organizacionais e sua gestão.

CAPÍTULO III

DOS INSTRUMENTOS

Art. 6º São instrumentos da Governança de Processos da ANPD:

I - a Política de Governança de Processos;

II - a Cadeia de Valor;

III - a Metodologia de Governança de Processos, que estabelece os padrões para modelagem de processos;

IV - o processo corporativo de governança de processo que orienta o trabalho de gestão de processos;

V - a ferramenta para modelagem de processos; e

VI - o repositório de processos.

CAPÍTULO IV

DAS RESPONSABILIDADES E COMPETÊNCIAS

Art. 7º As responsabilidades e competências para a efetivação da Governança de Processos da ANPD estão organizadas em:

I - Conselho Diretor: responsável pela aprovação dos normativos e dos instrumentos da Política de Governança de Processos;

II - Comitê de Governança, Riscos e Controles: responsável por orientar a alta administração na implementação e na manutenção de processos, estruturas e mecanismos adequados à incorporação dos princípios e das diretrizes da governança de que trata o Decreto nº 9.203, de 22 de novembro de 2017 e o art. 2°, inciso V da Portaria ANPD nº 15, de 2 de julho de 2021;

III - Secretaria-Geral: unidade responsável pela coordenação das atividades de organização e modernização administrativa;

IV - Escritório de Processos: equipe responsável por coordenar as iniciativas de governança de processos institucionais, visando a aprimorar os processos e a gerar valor público;

V - Gestor de processo: responsável por aplicar a metodologia de gerenciamento de processos naqueles que estiverem sob sua gestão, e por coordenar e gerir o desempenho e os riscos; e

VI - Executor do processo: responsável por participar da operacionalização das atividades e tarefas dos processos afetos à unidade em que estiver lotado, e por contribuir com o Escritório de Processos para a execução da Metodologia de Governança de Processos para a ANPD e com o aperfeiçoamento do desempenho do processo de que participe.

Parágrafo único. O Gestor do Processo será o titular da unidade onde há a predominância das atividades do processo.

Seção I

Do Conselho Diretor

Art. 8º Compete ao Conselho Diretor:

I - aprovar a Política de Governança de Processos da ANPD e suas revisões;

II - aprovar a Metodologia de Governança de Processos da ANPD e suas revisões;

III - aprovar a arquitetura de processos da ANPD; e

IV - aprovar as propostas de alteração da Cadeia de Valor da ANPD.

Seção II

Do Comitê de Governança, Riscos e Controles

Art. 9º Compete ao Comitê de Governança, Riscos e Controles da ANPD:

I - aprovar as estratégias propostas para a implementação da Governança de Processos;

II - definir os processos críticos da Cadeia de Valor da ANPD;

III - promover o apoio institucional à implementação da Governança de Processos, em especial os seus instrumentos, o relacionamento entre as partes interessadas e o desenvolvimento contínuo das lideranças e dos servidores da ANPD;

IV - estimular a cultura da inovação e de processos, com orientação a resultados e melhoria contínua, visando ao aumento do desempenho dos processos da ANPD; e

V - monitorar, em conjunto com a Secretaria-Geral e com o Escritório de Processos, a implantação e a execução da Governança de Processos nas unidades da ANPD.

Seção III

Da Secretaria-Geral

Art. 10. Compete à Secretaria-Geral da ANPD:

I - promover e acompanhar a implementação das medidas, dos mecanismos e das práticas relacionadas à Governança de Processos definidos pelo Comitê de Governança, Riscos e Controles da ANPD;

II - apoiar a implementação da Política de Governança de Processos e acompanhar a sua aplicação, no âmbito da ANPD;

III - subsidiar o Comitê de Governança, Riscos e Controles da ANPD sobre assuntos de Governança de Processos para tomada de decisão;

IV - recomendar ao Comitê de Governança, Riscos e Controles da ANPD medidas para o aprimoramento da Governança de Processos da ANPD;

V - manter o Comitê de Governança, Riscos e Controles da ANPD atualizado sobre a situação dos processos relativos à governança;

VI - articular o intercâmbio de informações e conhecimentos relativos à governança e à gestão de processos com outros órgãos;

VII - assegurar o apoio institucional, ferramental e técnico para aprimoramento da governança de processo às unidades da ANPD;

VIII - coordenar a elaboração e a validação dos instrumentos de que trata o art. 6º e demais ferramentas de apoio ao processo de governança de processos da ANPD;

IX - monitorar o desempenho da governança dos processos do órgão e fortalecer a aderência dos processos organizacionais à conformidade normativa; e

X - incentivar o alinhamento dos processos institucionais ao referencial estratégico da ANPD.

Seção IV

Do Escritório de Processos

Art. 11. Compete ao Escritório de Processos:

I - propor a Política de Governança de Processos da ANPD e suas revisões;

II - propor a Metodologia de Governança de Processos da ANPD e suas revisões;

III - propor a arquitetura de processos da ANPD;

IV - propor alterações para a Cadeia de Valor da ANPD;

V - definir, desenvolver e manter uma biblioteca de padrões, metodologias e ferramentas para a gestão por processos e fomentar sua adoção pela ANPD;

VI - promover a utilização de metodologias e padrões para a transformação dos processos por toda a instituição;

VII - gerir o portfólio e o repositório de processos da ANPD;

VIII - elaborar, em conjunto com as unidades, as iniciativas de BPM na ANPD;

IX - ser o articulador central de uma lógica inovadora de pensar os processos da ANPD, atuando de maneira consultiva, prestando auxílio e suporte metodológico às unidades da Autoridade;

X - apoiar os agentes públicos da ANPD na gestão de mudança e na transformação de seus processos, a fim de otimizá-los;

XI - desenvolver treinamento para habilidades e competências em BPM;

XII - disseminar boas práticas em gestão de processos;

XIII - fomentar a evolução da maturidade em gestão de processos; e

XIV - manter atualizada a relação dos gestores dos processos.

Seção V

Do Gestor de Processos

Art. 12. Compete ao Gestor de Processos:

I - gerenciar o desempenho dos processos sob sua gestão em conformidade com a Política e a Metodologia de Governança de Processos da ANPD;

II - buscar o alinhamento dos seus processos ao referencial estratégico institucional;

III - prezar pelo bom relacionamento da interface do seu processo com os demais;

IV - colaborar com o Escritório de Processos na governança dos processos sob sua gestão, em conformidade ao que define esta Política de Governança de Processos, bem como a Metodologia de Governança de Processos;

V - manter a conformidade na execução do processo e buscar a apropriação permanente pela sua equipe;

VI - propor melhorias nos processos sob sua responsabilidade para o aprimoramento da maturidade, comunicando-as ao Escritório de Processos;

VII - identificar fragilidades nos processos sob sua responsabilidade e sugerir alternativas de controle dos riscos; e

VIII - promover a eliminação ou a mitigação dos riscos do seu processo de trabalho.

Parágrafo único. Os gestores de processos devem considerar a eventual natureza transversal dos processos, que envolvem diversas unidades, avaliando toda a sua extensão.

Seção VI

Do Executor de Processos

Art. 13. Compete ao Executor de Processos:

I - buscar a conformidade na execução das atividades e tarefas que lhes forem atribuídas;

II - colaborar com as partes interessadas dos processos transversais;

III - alimentar os indicadores dos processos;

IV - sugerir melhorias para o aperfeiçoamento do processo ao Gestor do Processo;

V - apresentar as dificuldades e riscos identificados ao Gestor do Processo, para que sejam eliminados ou mitigados; e

VI - colaborar com o Escritório de Processos para a realização das etapas do ciclo BPM e para a construção e implantação das propostas de melhoria contínua.

Art. 14. Todos os servidores da ANPD devem zelar pelo bom desempenho dos processos.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. A Metodologia de Governança de Processos da ANPD será publicada no prazo de até 180 (centro e oitenta) dias após a entrada em vigor desta Política, prorrogável por igual período mediante justificativa apresentada pelo Escritório de Processos ao Comitê de Governança, Riscos e Controles da ANPD.

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).