PORTARIA Nº 272, de 9 de novembro de 2020

A DIRETORA-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, no uso das atribuições que lhe confere o Art. 22, do Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria nº 2.433, do Ministério da Justiça, de 24 de outubro de 2011, publicada no Diário Oficial da União, de 25 de outubro de 2011, com fundamento no §2º do art. 2º da Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014, alterada pela Resolução CONARQ nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 , e considerando o que consta do processo nº 08227.000971/2020- 69, resolve:

Art. 1º Estabelecer orientações aos órgãos e às entidades do Poder Executivo Federal quanto aos procedimentos para a identificação e a submissão de conjuntos documentais à autorização excepcional de eliminação pelo Arquivo Nacional, conforme disposto no §2º do art. 2º da Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014 e suas alterações.

Parágrafo único. A autorização de que trata o caput dar-se-á mediante a aprovação, pelo Arquivo Nacional, de Plano de Destinação de Documentos, e somente na hipótese dos conjuntos documentais não constarem em Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria considera-se:

I - Plano de Destinação de Documentos - esquema no qual se fixa a destinação dos documentos que não constem de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, elaborado por Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) a ser submetido à autorização do Arquivo Nacional para fins de eliminação;

II - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - Instrumento de destinação que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos, elaborada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do órgão ou entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - Destinação - decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação;

IV - Eliminação- destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente; e

V - Valor Secundário - valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para o órgão ou entidade e outros usuários, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi, originalmente, produzido.

Art. 3º Os Planos de Destinação de Documentos aplicam-se somente aos conjuntos documentais cuja destinação final seja a eliminação.

Art. 4º Poderão ser objeto de Planos de Destinação de Documentos os conjuntos documentais que não constem de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativa às atividades-meio ou às atividades-fim do órgão ou entidade e atendam a uma das seguintes condições:

I - não possuem valor secundário e, o volume acumulado e produzido pelo órgão ou entidade é grande em relação ao contexto arquivístico do órgão ou entidade; ou

II - não possuem valor secundário e não são mais produzidos pelo órgão ou entidade.

Art. 5º Os Planos de Destinação de Documentos a serem submetidos à aprovação do Arquivo Nacional deverão conter, no mínimo, os seguintes elementos:

I - Identificação do Órgão ou Entidade responsável pelo encaminhamento da proposta de Plano de Destinação de Documentos;

II - Nome do conjunto documental;

III - Identificação do(s) Órgão(s) ou Entidade(s) produtor(es) do conjunto documental;

IV - História Administrativa do(s) produtor(es) do conjunto documental;

V - História Arquivísitica da produção e da acumulação do conjunto documental;

VI - Datas-limite do conjunto documental;

VII - Mensuração ou quantificação e suporte do conjunto documental;

VIII - Gênero, espécie e tipo do conjunto documental;

IX - Justificativa para a eliminação que comprove a inexistência de valor secundário, inclusive com referência a frequência de uso;

X - Indicação de que os documentos não constem de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativa às atividades-meio ou a atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

XI - Indicação do estágio de elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativa às atividades-fim do órgão ou da entidade;

XII - Aprovação do Plano de Destinação de Documentos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

XIII - Aprovação do Plano de Destinação de Documentos pelo titular do órgão ou entidade antes do envio ao Arquivo Nacional para autorização final; e

XIV - Outras informações julgadas importantes e necessárias para a autorização da eliminação dos conjuntos documentais.

Art. 6º Compete às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, incorporar os estudos e informações que resultaram nos Planos de Destinação de Documentos de conjuntos documentais, ainda produzidos pelos órgãos ou entidades, ao processo de elaboração ou atualização dos seus respectivos Códigos de Classificação de Documentos e das Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos, a serem submetidos à aprovação do Arquivo Nacional.

Art. 7º Aplicam-se aos Planos de Destinação de Documentos a mesma efetividade aplicada às Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo aprovadas pelo Arquivo Nacional, no que diz respeito aos procedimentos de eliminação de documentos.

Art. 8º Os casos omissos serão resolvidos pela Direção-Geral do Arquivo Nacional que poderá expedir normas complementares para a execução do disposto nesta Portaria.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

NEIDE ALVES DIAS DE SORDI

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).