PORTARIA Nº 293, de 21 de setembro de 2018

A DIRETORA-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, no uso de suas atribuições e com fundamento no Art. 22, do Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria nº 2.433, do Ministério da Justiça, de 24 de outubro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 25 de outubro de 2011, e considerando o disposto no art. 21, inciso V, do Decreto nº 9.360, de 7 de maio de 2018,, resolve:

Art.1º Regulamentar os critérios e os procedimentos para o acompanhamento dos processos de registro para o exercício da atividade de Microfilmagem de documentos, no âmbito das competências do Arquivo Nacional.

Art. 2º Estão obrigados a obter o registro junto ao Arquivo Nacional as empresas e os cartórios que procedam ao exercício a atividade de microfilmagem de documentos.

Parágrafo único. Os órgãos públicos que executam microfilmagem de documentos para terceiros estão sujeitos à inscrição referida no caput deste artigo.

Art. 3º O mencionado registro será provisório, tornando-se definitivo após um ano, caso não haja irregularidade por parte da pessoa jurídica cadastrada.

Art. 4º O pedido de registro deverá ser direcionado ao Arquivo Nacional, instruído com requerimento e documentação exigida, por meio de protocolo junto ao Arquivo Nacional.

Art. 5º Para a devida formalização do pedido é necessária a seguinte documentação:

I.Requerimento assinado pelo representante legal da empresa ou do cartório;

II.Documento de instituição da Pessoa Jurídica: estatuto, contrato Social

III.Comprovante de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, do Ministério da Fazenda (CNPJ), com a devida previsão da atividade de microfilmagem de documentos;

IV.declaração autenticada de conhecimento aplicação da Resolução nº10, de 6 de dezembro de 1999, que "dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos" e da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, que "regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências"; (conforme modelo em anexo)

V.Comprovante de endereço da sede da empresa ou do cartório, onde será executada a microfilmagem de documentos;

VI.Descrição do equipamento a ser utilizado para a microfilmagem de documentos;

VII.Comprovante de titularidade do equipamento a ser utilizado para a microfilmagem de documentos;

VIII.declaração expressa do representante legal de que informará ao Arquivo Nacional eventuais alterações com relação à denominação, mudança de endereço ou substituição do responsável pela da microfilmagem de documentos.

IX.Ato de nomeação do titular e substituto, responsáveis pelo serviço notarial e de registro, somente para cartórios;

§1º Na hipótese da documentação submetida estar incompleta, ou que seja verificada a necessidade de esclarecimento sobre seu conteúdo ou forma, o Arquivo Nacional solicitará diligências ao representante legal da organização no Brasil, que deverá cumpri-las no prazo de trinta (30) dias, prorrogável por igual período mediante justificativa.

§2º A não observância do disposto no parágrafo anterior terá como efeito o não conhecimento do pedido e o descarte dos documentos enviados.

§3º Quando o pedido for indeferido, o interessado será comunicado por intermédio de ofício.

Art. 6º O resultado sobre o pedido, no caso de deferimento, será publicado no Diário Oficial da União.

Art. 7º A empresa ou o cartório deverá manter os seus dados atualizados junto ao Arquivo Nacional.

Art. 8º A manutenção do registro para o exercício da atividade de microfilmagem de documentos está condicionada à atualização do cadastro.

Parágrafo Único. Quaisquer alterações da finalidade ou do regime de funcionamento da empresa ou cartório que impliquem mudança das condições que instruíram o registro deverão ser informadas, com a respectiva documentação relacionada à alteração, visando à atualização do cadastro, sob pena de revogação do registro.

Art. 9º Após a publicação de ato de deferimento no Diário Oficial da União, o Arquivo Nacional emitirá declaração para fins de comprovação de regularidade do registro.

Parágrafo Único. Sempre que ocorrer a alteração e a atualização do cadastro, será emitida nova declaração.

Art. 10. São previstas duas (2) formas para a revogação do ato de registro:

I. A pedido do interessado; e

II. Cassação.

Parágrafo Único. Para fins de penalidades de advertência, suspensão e cassação do registro, deverá ser observado o Art. 19 do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.

Art. 11. Os casos omissos e as dúvidas quanto à aplicação desta Portaria serão esclarecidos pelo Arquivo Nacional.

Art. 12. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CAROLINA CHAVES DE AZEVEDO

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).