PORTARIA Nº 103, de 12 de junho de 2018

O SECRETÁRIO NACIONAL DE SEGURANÇA PÚBLICA, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo art. 11 da Seção II, do Decreto nº 9.360, de 7 de maio de 2018, c/c art. 40-B da Lei nº 13.502, de 1º de novembro de 2017, e pela Portaria nº 23, de 9 de março de 2018, do Secretário Executivo do Ministério Extraordinário da Segurança Pública;

CONSIDERANDO as competências atribuídas no Regimento Interno da Secretaria Nacional de Segurança Pública - Senasp, na forma do Anexo à Portaria nº 1.185, de 20 de dezembro de 2017, às unidades de sua estrutura organizacional;

CONSIDERANDO os apontamentos de pontos de melhoria nos processos de aquisições da Senasp e nos controles internos correspondentes, em razão da Auditoria de Contas Anual - Exercício de 2016 - Relatório nº 201700445 (4663386), e da Auditoria da Governança nas Aquisições - Exercício de 2017 - Relatório nº 201701918 (5634653) do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União (CGU);

CONSIDERANDO a constante busca pelo aprimoramento dos controles internos administrativos na gestão das aquisições da Senasp, notadamente quanto aos procedimentos operacionais durante as fases interna e externa da licitação; e

CONSIDERANDO as subdelegações dispostas na Portaria da Senasp nº 100, de 11 de junho de 2018 (6542403), resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º Os processo de planejamento da contratação, a fase interna e externa da licitação, bem como a execução contratual no âmbito da Senasp ficam regulamentados por esta Portaria.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, consideram-se:

I - Área Demandante: responsável pela proposição e justificativa da aquisição;

II - Equipe de Planejamento da Contratação - EPC: grupo de servidores indicados pelas áreas envolvidas no processo de aquisição da demanda para elaboração dos artefatos de planejamento;

III - Coordenador da EPC: integrante designado para dirigir e conduzir as atividades da EPC;

IV - Fiscais do contrato: servidores formalmente designados para acompanhar e fiscalizar a execução contratual;

V - Comissão de Recebimento: comissão formada por, no mínimo, três membros responsáveis pela comprovação e adequação do objeto aos termos contratuais;

VI - Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais incumbido de coordenar o processo de gestão e fiscalização contratual; e

VII - Ordenador de Despesa: autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos.

CAPÍTULO II

DA ETAPA DE INICIAÇÃO

Art. 3º Na etapa de iniciação, a área demandante evidenciará a necessidade de aquisição de um bem ou serviço, por meio da elaboração do Documento de Oficialização da Demanda - DOD, o qual deve necessariamente demonstrar:

I - área Requisitante da Demanda;

II - identificação da Demanda;

III - justificativa;

IV - resultados a serem alcançados;

V - alinhamento estratégico;

VI - indicação de integrantes para a Equipe de Planejamento da Contratação - EPC; e

VII - fonte de recurso.

§ 1º A etapa de iniciação das aquisições da Senasp deverá observar o fluxo de INICIAÇÃO estabelecido no Anexo I desta Norma (6554062).

§ 2º Quando a demanda tratar de projeto, observará, se definido, o processo de iniciação estabelecido pela Metodologia de Projetos da Secretaria, respeitadas as competências das unidades envolvidas no fluxo estabelecido no parágrafo acima.

§ 3º Em qualquer dos casos, a demanda iniciada deve estar prevista no Plano Anual de Aquisições da Senasp - PAA ou em despacho específico de aprovação do Secretário Nacional de Segurança Pública, com justificativas da área demandante da não inclusão no PAA.

Art. 4º A análise quanto à adequação da demanda ao Plano Anual de Aquisições da Senasp caberá à Coordenação-Geral de Logística (CGLOG) da Diretoria de Administração que deverá se manifestar sobre o valor previsto e quantidade, a previsão orçamentária e o alinhamento estratégico.

§ 1º Caso a demanda não esteja prevista no PAA, deve-se verificar se há no processo a autorização do Secretário da Senasp. Não havendo, deve-se devolver o processo à área demandante para os devidos ajustes.

§ 2º Quando a demanda não estiver prevista no PAA, a análise quanto ao alinhamento estratégico caberá à Coordenação-Geral de Estratégia em Segurança Pública (CGESP).

§ 3º Se a demanda se referir à solução de tecnologia da informação, após manifestação da CGLOG ou da CGESP, o processo será tramitado para a área de TI.

Art. 5º A área de TI da Senasp deverá avaliar se a demanda trata de solução tecnológica, para fins de observar o disposto na Instrução Normativa SLTI nº 4, de 11 de setembro de 2014, bem como indicar o integrante técnico para compor a EPC.

Art. 6º A Diretoria de Ensino, Pesquisa, Análise da Informação e Desenvolvimento de Pessoal (DEPAID) deverá avaliar se a demanda envolve treinamento e/ou capacitação e indicar, se positivo, integrante para compor a EPC.

Art. 7º A Diretoria de Administração (DIAD) deverá avaliar a disponibilidade orçamentária da demanda e indicar o integrante administrativo para compor a EPC.

Parágrafo Único. Cabe à Coordenação de Procedimentos Licitatórios - CPL da Senasp a elaboração da minuta de Portaria de aprovação do DOD e de designação da Equipe de Planejamento a ser encaminhada ao Secretário Adjunto.

Art. 8º A aprovação da demanda, após observado o trâmite descrito no fluxo de Iniciação, será feita pelo Secretário Adjunto da Senasp.

Art. 9º Para cada aquisição será designada uma Equipe de Planejamento da Contratação - EPC, à qual compete:

I - elaboração do Estudo Técnico Preliminar, realizado pelos integrantes da Diretoria Demandante e da Área Técnica;

II - identificação e análise dos Riscos envolvidos na contratação, realizada pela Equipe de Planejamento da Contratação;

III - pesquisa de mercado e análise crítica com indicação do preço de referência, realizada pelos integrantes da Diretoria Demandante, da Área Técnica e de Capacitação, quando houver; e

IV - elaboração do Termo de Referência/Projeto Básico, realizado pela Equipe de Planejamento da Contratação.

§ 1º Cada EPC deverá contar com um coordenador para conduzir os trabalhos e elaborar o cronograma de planejamento da aquisição.

§ 2º O cronograma deverá observar os prazos referenciados no art. 22 desta Portaria.

§ 3º A EPC deverá observar, quando da elaboração dos Termos de Referência e Projetos Básicos, a correta aplicação das normas afetas a licitações.

§ 4º Quando a aquisição se referir à solução de Tecnologia da Informação, a composição da equipe deverá observar o que dispõe a Instrução Normativa SLTI nº 4, de 11 de setembro de 2014.

CAPÍTULO III

DA ETAPA DO PLANEJAMENTO, DA FASE INTERNA E EXTERNA DA LICITAÇÃO

Art. 10 Na etapa de Planejamento, a EPC especificará os requisitos necessários à aquisição, avaliará o risco da contratação e indicará a melhor estratégia encontrada para adquirir os bens ou serviços demandados.

Parágrafo Único. Para conclusão dos artefatos da contratação, a EPC deverá observar os prazos referenciados no art. 22 desta Portaria.

Art. 11 A etapa de planejamento das aquisições da Senasp deverá observar o fluxo de PLANEJAMENTO estabelecido no Anexo II desta Norma (6554073).

Parágrafo Único. Quando a demanda tratar de projeto, observará, se definido, o processo de planejamento estabelecido pela Metodologia de Projetos da Secretaria, respeitadas as competências das unidades envolvidas no fluxo indicado neste artigo.

Art. 12 A aprovação dos artefatos da contratação, elaborados pela EPC, será feita pelo Diretor da Área Demandante.

Art. 13 Para conclusão do processo de planejamento e da fase interna da contração, caberá à Coordenação de Procedimentos Licitatórios - CPL da Senasp:

I - formalizar os processos de aquisição e contratação, no tocante ao cumprimento de todas as etapas e a inclusão da documentação exigida pelas normas de licitação, propondo às áreas técnicas o saneamento, quando necessário;

II - elaborar os instrumentos convocatórios necessários à aquisição de bens e contratação de serviços e proceder os encaminhamentos necessários à sua consecução;

III - propor à autoridade competente, após complementação da formalização do processo, a remessa dos autos à área jurídica para análise e emissão de parecer; e

IV - adotar os demais procedimentos pertinentes à realização do processo licitatório.

Art. 14 Salvo dispositivo legal em contrário, a adjudicação será feita pelo pregoeiro ou comissão de licitação.

Art. 15 Após a adjudicação, caberá ao Diretor de Administração:

I - homologar os processos licitatórios e ratificar as dispensas e inexigibilidades, promovendo o cancelamento, a revogação ou a anulação do certame, quando couber;

II - assinar contratos;

III - designar gestor e fiscais do contrato; e

IV - designar comissão de recebimento.

§1º Compete à Coordenação de Procedimentos Licitatórios - CPL encaminhar a proposta de homologação dos processos licitatórios e de dispensa e inexigibilidade, após o de acordo do Coordenador-Geral de Licitações e Contratos da Senasp.

§2º Compete à Coordenação de Contratos e Gestão de Atas - CCGA elaborar e providenciar as assinaturas dos contratos e dos respectivos termos aditivos, bem como das atas de registro de preços, encaminhando-os para publicação na imprensa oficial, após o de acordo do Coordenador-Geral de Licitações e Contratos da Senasp.

CAPÍTULO IV

DA ETAPA DA EXECUÇÃO E CONTROLE CONTRATUAL

Art. 16 Com assinatura do contrato ou emissão de documento equivalente, inicia-se o processo de execução contratual.

Art. 17 Na Execução e Controle Contratual cumprem-se as cláusulas contratuais com objetivo final de receber o objeto conforme especificado, nos prazos e condições estabelecidos no Termo de Referência ou Projeto Básico, Edital, Contrato e na Proposta Comercial.

Art. 18 Para cada execução contratual será designado fiscal ou Equipe de Fiscalização do Contrato (EFC), com as atribuições e responsabilidades elencadas no artigo 67 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, bem como as abaixo descritas:

I - acompanhar, administrar e fiscalizar o contrato administrativo para o qual foram nomeados;

II - comunicar à CCGA quanto à ocorrência de qualquer fato que gere o descumprimento das cláusulas contratuais por parte da Contratada, para que se proceda pela abertura de processo administrativo de apuração de responsabilidade;

III - atestar por meio da nota fiscal e/ou fatura, conforme legislação, o fornecimento, a entrega, a prestação de serviço ou a execução da obra, após conferência prévia do objeto contratado, dentro do prazo estipulado no contrato;

IV - elaborar Termo de Guarda com a descrição do objeto, se necessário.

V - demais atribuições de fiscalização designadas ao fiscal conforme legislação pertinente.

§1º A efetiva fiscalização contratual deverá ser realizada por meio de mecanismos transparentes, seguros e rastreáveis que possibilitem verificar a quantidade e a qualidade dos objetos contratados, com a devida evidenciação documental das atividades, acompanhado de Relatório Fotográfico e Listas de Verificação (checklists), se necessários.

§2º Quando a aquisição se referir à solução de tecnologia da informação, a composição da equipe deve observar o que dispõe a Instrução Normativa SLTI nº 4, de 11 de setembro de 2014.

§3º A designação do gestor do contrato, fiscais e da Equipe de Fiscalização da Contratação será feita pelo Diretor de Administração.

Art. 19 Quando a complexidade do objeto demandar ou quando a norma exigir, será instituída Comissão de Recebimento, à qual compete:

I - receber e examinar o material e/ou serviço entregue pela contratada em cumprimento ao contrato ou instrumento equivalente;

II - rejeitar o material e/ou serviço, sempre que estiver fora das especificações do contrato ou instrumento equivalente, ou em desacordo com amostras apresentadas, podendo submetê-lo, se necessário, ao exame de órgãos oficiais;

III - expedir Termo de Recebimento Definitivo dos serviços prestados dos referidos contratos, previsto no art. 73, inciso I, alínea "b" da Lei nº 8.666/93;

IV - elaborar Relatório de Recebimento Definitivo, após saneadas as inconsistências apontadas no Relatório de Recebimento Provisório, acompanhado de Relatório Fotográfico e Listas de Verificação (checklists), se necessários;

V - demais atribuições de recebimento compatíveis à Comissão de Recebimento, conforme legislação pertinente.

§1º Havendo pendências, o prazo hábil para que os apontamentos sejam sanados pela Contratada deve constar no próprio Relatório de Recebimento.

§2º Nos casos de contratação com legislação especial, tais como tecnologia da informação e serviços sob o regime de execução indireta, aplicam-se, em cada caso, as respectivas normas específicas à composição da equipe.

§3º A designação da Comissão de Recebimento será feita pelo Diretor de Administração.

Art. 20 As atividades referentes ao processo de execução e controle contratual estão relacionadas na Matriz de Responsabilidade anexa à presente Norma (6554294).

Parágrafo Único. Na Matriz estão definidas as seguintes responsabilidades:

I - Responsável (R): é a pessoa responsável por executar a atividade;

II - Participante (P): é a pessoa que participa, obrigatoriamente, da execução da atividade;

III - Apoiador (A): é a pessoa que deve dar suporte, quando solicitado, ao responsável pela atividade e cuja participação no processo não é obrigatória; e

IV - Informado (I): é quem deve ser informado da atividade/ação.

CAPÍTULO V

DA DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 21. Os casos omissos e as dúvidas surgidas na aplicação desta Portaria, quando não previstos em normas específicas, serão dirimidos pelo Secretário Nacional de Segurança Pública.

Art. 22. Os prazos para apresentação dos artefatos da contratação pela Equipe de Planejamento da Contratação à CGLIC para instrução dos autos, conforme art. 13 desta Portaria, serão definidos pela DIAD em normativo específico, até 30 de junho do exercício.

Art. 23. No que se refere ao Plano Anual de Aquisições, observa-se o estabelecido na Portaria Senasp nº 40 (6092270), de 26 de março de 2018, e nas normas que venham a substituí-la nos exercícios seguintes.

Art. 24. Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação. (Revogado pela Portaria da SENASP nº 145, de 2 de setembro de 2019)

CARLOS ALBERTO DOS SANTOS CRUZ

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).