resolução Nº 47, de 26 de abril de 2021

O CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, de acordo com a deliberação do Plenário, na 97ª reunião ordinária, de 29 de outubro de 2020, no uso de suas de suas competências previstas nos incisos I, III, IX, X e XVII do art. 2º do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e tendo em vista o disposto no art. 12 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, nos arts. 7º-A e 22 a 28 do Decreto nº 4.073, de 2002, e no processo administrativo nº 08062.000009/2020-50,

Considerando a função social dos arquivos traduzida na difusão de informações para o pleno exercício da cidadania e da pesquisa científica; e

Considerando que a declaração de interesse público e social de arquivos privados reflete a atuação do Estado Brasileiro em prol da memória nacional, mediante preservação de documentos pelo seu valor histórico, cultural, probatório e informativo, resolve:

Art. 1º Esta resolução estabelece os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.

Art. 2º A declaração de interesse público e social de arquivos privados se fará por ato do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.

Art. 3º A solicitação poderá ser efetuada por qualquer pessoa física ou jurídica ou órgão ou entidade da administração pública da União, dos Estados, do Distrito Federal ou dos Municípios, demonstrado o interesse específico.

§ 1º A solicitação deve ser apresentada ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, com processamento técnico perante a Comissão de Avaliação de Acervos Privados - CAAP.

§ 2º A CAAP, com sede na cidade do Rio de Janeiro/RJ, terá de três a cinco membros, dos quais um será seu Presidente, e por respectivos suplentes, e terá seu funcionamento de acordo com as disposições do art. 7º-A do Decreto nº 4.073, de 2002.

§ 3º A solicitação deve estar acompanhada das seguintes informações e documentação:

I - identificação e qualificação do solicitante ou de quem o represente, nesse caso, com respectiva procuração;

II - domicílio, endereço ou sede do solicitante e do representante, quando o caso, e local para recebimento de comunicações;

III - justificativa da solicitação, com demonstração do interesse específico;

IV - identificação e qualificação do proprietário ou do detentor do arquivo;

V - localização do arquivo privado; e

VI - descrição do acervo, e de suas condições de conservação física.

§ 4º A verificação quanto ao atendimento das informações e documentação prevista nos incisos do § 3º deverá ser efetuada pela CAAP com o auxílio da Coordenação de Apoio ao CONARQ, do Arquivo Nacional (COACO/AN).

§ 5º Poderão ser admitidas nos autos manifestações de terceiros interessados em sentido contrário à solicitação.

Art. 4º Na ausência de alguma das informações ou documentação referidas no § 3º do art. 3º, o solicitante deverá ser notificado para, no prazo de 15 (quinze) dias, proceder à complementação de informações ou documentação, sob pena de não prosseguimento da análise da solicitação e arquivamento do processo administrativo.

Parágrafo único. A decisão pelo não prosseguimento da análise da solicitação e arquivamento do processo administrativo será proferida pelo Presidente da CAAP e dela caberá recurso, em única instância, a ser apresentado no prazo de 15 (quinze) dias ao Presidente do CONARQ, que decidirá ouvido o Conselho.

Art. 5º No caso de seguimento da solicitação, os autos serão submetidos à CAAP, que promoverá instrução mediante emissão de parecer técnico contendo fundamentação e opinião favorável ou não sobre a solicitação.

§ 1º A análise da CAAP levará em consideração as informações e documentação constantes dos autos, sendo possível, a solicitação de informações complementares ou a realização de diligências técnicas, a serem definidas em decisão do Presidente da CAAP.

§ 2º São elementos a serem levados em consideração na análise da CAAP, dentre outros que se fizerem úteis ou necessários:

I - mensuração aproximada, traduzida em unidades, metros lineares ou metros cúbicos;

II - estado de conservação do conjunto de documentos, incluindo o tipo de acondicionamento e armazenamento; e

III - conteúdo e histórico do acervo.

Art. 6º Sempre que a CAAP considerar necessário poderá ser solicitado parecer de especialistas em matéria específica.

Art. 7º Se o arquivo privado, objeto do processo administrativo de declaração, estiver localizado fora da sede da CAAP, esta poderá requerer, na impossibilidade de deslocamento de seus membros, a colaboração de instituições arquivísticas públicas estaduais, do Distrito Federal, municipais, de universidades públicas ou de instituições que atuem nas áreas de preservação e acesso a fontes documentais, para instrução processual.

Art. 8º Se o proprietário ou o detentor do arquivo privado dificultar ou impedir, comprovadamente, o acesso da CAAP ou de quaisquer de seus membros ao acervo, ressalvando-se o direito à intimidade e à vida privada, este fato será comunicado ao Presidente do CONARQ para que sejam analisadas e adotadas as medidas administrativas ou judiciais cabíveis.

Art. 9º A CAAP emitirá seu parecer técnico, no prazo de 90 (noventa) dias, a contar do recebimento dos autos para apreciação.

Parágrafo único. Desde que devidamente justificado, o prazo estabelecido no caput poderá ser prorrogado por igual período, a critério do Presidente do CONARQ.

Art. 10. Concluído o trabalho da CAAP, o processo administrativo será encaminhado ao Presidente do CONARQ, que:

I - determinará o arquivamento do processo administrativo, no caso de parecer técnico desfavorável à declaração, dando ciência ao proprietário do arquivo e ao solicitante; ou

II - submeterá o processo administrativo ao Plenário do CONARQ, no caso de parecer técnico favorável à declaração, para deliberação.

§ 1º No caso de decisão pelo arquivamento do processo administrativo, prevista no inciso I deste artigo, o solicitante deverá ser notificado para, no prazo de 15 (quinze) dias, apresentar recurso ao Plenário do CONARQ, que decidirá ouvida a CAAP.

§ 2º No caso de indeferimento do recurso, o solicitante deverá ser notificado para, no prazo de 15 (quinze) dias, em última instância, apresentar recurso ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.

Art. 11. No caso de deliberação favorável do Plenário do CONARQ, o processo administrativo segue para homologação do Presidente do CONARQ e após para a apreciação do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.

Parágrafo único. A cópia da ata da reunião plenária integrará os autos.

Art. 12. Após a edição pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública da declaração de interesse público e social do arquivo privado, o CONARQ providenciará a comunicação formal ao proprietário e demais pessoas e órgãos interessados, explicitando as implicações decorrentes do ato.

Parágrafo único. O CONARQ deverá manter livro de registro das declarações de interesse público e social dos arquivos privados, publicando anualmente a lista.

Art. 13. As atuações e deliberações do CONARQ, inclusive da CAAP, no procedimento previsto nesta Resolução, quando couber, poderão ser realizadas mediante atos eletrônicos, dispensados atos presenciais, de acordo com decisão e orientações do Presidente do CONARQ, observadas as regras de segurança da informação e integridade dos registros no processo administrativo.

Art. 14. Ficam revogadas:

I - a Resolução CONARQ nº 17, de 25 de julho de 2003; e

II - a Resolução CONARQ nº 46, de 22 de dezembro de 2020.

Art. 15. Essa Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

NEIDE ALVES DIAS DE SORDI

Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).