PORTARIA Nº 286, de 6 de agosto de 2018

O DIRETOR-GERAL DO DEPARTAMENTO PENITENCIÁRIO NACIONAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 62 , Inciso IX, do Regimento Interno do DEPEN, aprovado pela Portaria nº 05, de 4 de janeiro de 2018 do Ministério da Justiça e Segurança Pública resolve:

Art. 1º. Instituir o Calendário de Contratações de bens, obras e serviços, bem como definir o fluxo processual das Contratações no âmbito do Departamento Penitenciário Nacional, na forma do Anexo I desta Portaria.

CAPÍTULO I

Das Definições

Art. 2º. Para os fins desta Portaria consideram-se:

I - Contratação: ato administrativo firmado por meio de termo de contrato ou empenho, no qual são fixadas obrigações mútuas entre administração e fornecedor para satisfação das necessidades da Instituição;

II - Bens: classificados em bens de consumo ou permanentes. O primeiro tipo se caracteriza por perder normalmente sua identidade física em razão do uso corrente e/ou por ter sua utilização limitada a dois anos; o segundo tipo é aquele que não perde a sua identidade física em razão do uso corrente e/ou tem durabilidade superior a dois anos;

III - Obra: ação de construir, reformar, fabricar, recuperar ou ampliar um bem, na qual seja necessária a utilização de conhecimentos técnicos específicos envolvendo a participação de profissionais habilitados, conforme o disposto na Lei Federal 5.194, de 24 de dezembro de 1966;

IV - Serviços: toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, locação de mão de obra, publicidade, seguro, trabalhos técnico-profissionais e outros congêneres;

V- Área Demandante: unidade que necessita do bem ou serviço;

VI - Período de recebimento de Pedidos: intervalo de tempo em que a área demandante deverá enviar os seus Termos de Referências ou Projeto Básicos, devidamente aprovados pela autoridade competente;

VIII - Período do processamento da contratação: intervalo de tempo em que se dará o processo de contratação de bens e serviços pelas áreas administrativas competentes;

IX - Documento de Oficialização de Demanda: documento que contém o detalhamento da necessidade da unidade demandante;

X - Equipe de Planejamento da contratação: equipe responsável pelo planejamento da contratação;

XI - Estudos Preliminares: documento que promove análise da viabilidade da contratação e o levantamento dos elementos essenciais que servirão para compor Termo de Referência ou Projeto Básico, de forma que melhor atenda às necessidades da Administração.

XII - Mapa de Riscos: documento elaborado para identificação dos principais riscos que permeiam o procedimento de contratação e das ações para controle, prevenção e mitigação dos impactos.

XIII - Projeto Básico ou Termo de Referência: documento que deverá conter os elementos técnicos capazes de propiciar a avaliação do custo, pela Administração, com a contratação e os elementos técnicos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o serviço a ser contratado e orientar a execução e a fiscalização contratual.

XIV - Ata de Registro de Preços (ARP): documento vinculativo, obrigacional, com característica de compromisso para futuras contratações, na qual se registram os preços e quantitativos, fornecedores e condições a serem praticadas, conforme as disposições contidas no instrumento convocatório e propostas apresentadas;

XV - Contrato Anual: aquele cuja execução possui caráter de continuidade, mas a sua interrupção não compromete as atividades finalísticas da instituição, tendo sua vigência encerrada com o exercício financeiro;

XVI - Contrato de Prestação Continuada: aquele em que a prestação, única e ininterrupta, destina-se a atender necessidades permanentes da Administração e, por isso, não pode ser interrompido, possibilitando a vigência contratual por até 60 (sessenta) meses.

CAPÍTULO II

Do Planejamento das Contratações

Art. 3º. A área demandante dos bens, obras e serviços deverá encaminhar a Coordenação-Geral de Logística, via Diretoria-Executiva, os seus Termos de Referências ou Projetos Básicos, devidamente aprovados pela autoridade competente, até a data máxima de 03 de setembro de 2018.

Parágrafo único. O prazo de que trata o caput deste artigo é improrrogável.

CAPÍTULO III

Do Calendário das Contratações e Fluxo Processual

Art. 4º. As contratações de bens e serviços deverão ser realizadas em conformidade com este calendário de contratações, bem como com fluxo processual constante no ANEXO I desta Portaria.

Art. 5°. A contratação de obra não está sujeita ao fluxo processual constante no ANEXO I desta Portaria.

Art. 6º. Os pedidos recebidos após a data limite fixada neste Calendário de Contratações serão processados no exercício subsequente.

Art. 7º. Não estão sujeitos ao cumprimento do prazo fixado neste Calendário de Contratações:

I - as contratações consideradas de pequeno vulto e de pronto pagamento, de acordo com a legislação vigente;

II - as contratações que requeiram emergência de atendimento, decorrentes de fatos supervenientes e não previsíveis, a fim de evitar prejuízos ou comprometimento da segurança de pessoas, equipamentos e bens, desde que devidamente justificados;

III - as renovações de contratos de serviços de natureza continuada e as ARP's, as quais obedecerão a calendários próprios, vinculadas às datas de vigência estabelecidas em seus respectivos termos de contrato ou atas.

CAPÍTULO IV

Das Atas de Registro de Preços, Contratos Anuais e Contratos Continuados

Art. 8º. À Coordenação de Contratos e Licitações enviará comunicação à área demandante com antecedência mínima de 150 (cento e cinquenta) dias do término da vigência da ARP, para informar o saldo da ata e consultar sobre o interesse de instruir nova contratação.

§ 1º Caso haja o interesse de proceder à nova contratação, a área demandante deverá encaminhar a Coordenação-Geral de Logística, via Diretoria-Executiva, o novo Termo de Referência, que irá instruir a contratação, em até 120 (cento e vinte) dias antes do fim da vigência da ata.

Art. 9º. Os Termos de Referências ou Projetos Básicos dos contratos continuados cuja renovação não se mostrarem vantajosas deverão ser enviados a Coordenação-Geral de Logística, Via Diretoria-Executiva, com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias da data de término da sua vigência.

Parágrafo único. Os Termos de Referências ou Projetos Básicos dos contratos continuados que não puderem mais ser renovados deverão ser enviados a Coordenação-Geral de Logística, via Diretoria-Executiva, com antecedência mínima de 120 (cento e vinte) dias da data de término da sua vigência.

CAPÍTULO V

Das Disposições Finais e Transitórias

Art. 10. As alterações nos Termos de Referências ou Projetos Básicos não suspende o prazo máximo estabelecido no Art. 3º desta Portaria.

Art. 11. Devem ser utilizados os modelos de minutas padronizados de Termos de Referência e Projetos Básicos da Advocacia-Geral União, observadas as diretrizes dispostas no Anexo V, da IN 05, de 25 de maio de 2017, bem como os Cadernos de Logística expedidos pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, no que couber.

Art. 12. As contratações deverão conter, sempre que possível, critérios de sustentabilidade.

Art. 13. Compete ao Diretor-Geral decidir os casos omissos na aplicação do disposto nesta Portaria.

Art. 14. Aplica-se nas contratações de bens, o fluxo processual estabelecido no ANEXO I desta Portaria, exceto para os procedimentos administrativos já autuados ou registrados até a data de entrada em vigor deste instrumento.

Art. 15. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANEXO I

INSTRUÇÃO PROCESSUAL.

(Atendimento a Instrução Normativa MPOG nº 05/2017)

Considerando a necessidade de atendimento da Instrução Normativa MPOG nº 05, de 25 de maio de 2017, a qual dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional;

Considerando a necessidade de se estabelecer novo fluxo relativo a instrução processual em comento;

Considerando a necessidade de padronização dos procedimentos licitatórios, bem como a sua otimização, evitando retornos desnecessários para as áreas envolvidas;

Fica estabelecido o seguinte fluxo no que se refere aos procedimentos de contratação de serviços, bem como de bens no âmbito do Departamento Penitenciário Nacional:

a) O procedimento deverá ser inaugurado no SEI com a inclusão do Documento de Formalização da Demanda, conforme o modelo SEI 5882492, e despachado pelo Ordenador de Despesas da área demandante com a indicação dos servidores da área técnica que comporão a Equipe de Planejamento da contratação (nome, CPF e matrícula SIAPE);

b) O processo deverá ser encaminhado ao Diretor-Executivo e posteriormente à COCLI, a qual indicará servidor ou servidores que atuam no setor para compor a equipe de Planejamento da Contratação e elaborará Documento de Designação da Equipe de Planejamento, conforme o modelo SEI 5882520;

c) A COCLI encaminhará o processo, via DIREX, para a área demandante, visando a elaboração dos Estudos Preliminares e do Mapa de Risco;

d) A Equipe de Planejamento deverá se reunir visando a elaboração dos Estudos Preliminares, de acordo com as Diretrizes constantes no documento SEI nº 5882656 e consoante o modelo 5882561;

e) Encerrado o Estudo Preliminar, a Equipe de Planejamento deverá novamente se reunir para a elaboração do Mapa de Risco, de acordo com as Diretrizes constantes no documento SEI nº 5882702 e consoante o modelo 5882596;

f) Finalizado o Mapa de Risco, o setor demandante deverá encaminhar o processo à COCLI, que estabelecerá o prazo máximo para o envio do Projeto Básico ou Termo de Referência, conforme alínea "c" do inciso I, do art. 21 da referida IN e de acordo com o Planejamento de Aquisições vigente;

g) A COCLI restituirá o processo ao setor requisitante para elaboração de Projeto Básico ou Termo de Referência, o qual deverá retornar dentro do prazo mencionado na alínea "f" e devidamente aprovado pelo Ordenador de Despesas;

h) A COCLI tomará as demais providências relativas ao prosseguimento do certame.

JOSÉLIO AZEVEDO DE SOUSA

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).