resolução Nº 19, de 28 de outubro de 2003

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria no - 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 30o - reunião ordinária, realizada em 20 de maio de 2003,

Considerando o disposto na Lei no - 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

Considerando a necessidade de estabelecer instruções complementares para a execução do Decreto no - 4.073, de 3 de janeiro de 2002, em conformidade com seu art. 17, com relação aos documentos públicos que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas, resolve:

Art. 1o - Esta Resolução aplica-se às empresas em processo de desestatização e às pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas, detentoras de documentos públicos.

Art. 2o - Para os fins desta Resolução, considera-se:

I. Documento público de valor permanente: documento que deve ser preservado pelo seu valor histórico, probatório e informativo, estabelecido em tabela de temporalidade elaborada pelas entidades mencionadas no art. 1o - , ou, na sua ausência, de conformidade com as normas emanadas pelo CONARQ;

II. Gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à avaliação, ao uso e ao arquivamento de documentos;

III. Preservação de documentos: tratamento de acervos documentais que permita a prevenção da deterioração física dos documentos, com vistas à recuperação da informação.

Art. 3o - As pessoas jurídicas referidas no art. 1o - desta Resolução, detentoras de documentos públicos, devem garantir a sua preservação e acesso, proceder à identificação, classificação e avaliação do acervo, de conformidade com as normas emanadas pelo CONARQ, e recolher os documentos públicos de valor permanente à instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

Art. 4o - Os editais de licitação relativos aos processos de desestatização deverão prever os seguintes itens:

I. os documentos públicos de valor permanente serão recolhidos ao Arquivo Nacional ou à instituição arquivística de âmbito estadual, do Distrito Federal ou municipal, conforme dispõe o art. 17 do Decreto no - 4.073, de 2002;

II. os procedimentos relativos ao recolhimento de que trata o inciso anterior deverão obedecer ao disposto no Decreto no - 4.073, de 2002 e na Instrução Normativa do Arquivo Nacional no - 1, de 18 de abril de 1997, ou à legislação específica de âmbito estadual, do Distrito Federal ou municipal;

III. os documentos públicos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das entidades mencionadas no artigo 1o - enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, desde que garantido o atendimento às seguintes condições:

a. preservação e acesso aos documentos, conforme legislação e regulamentação aplicável;

b. fornecimento anual, às instituições arquivísticas públicas e às agências reguladoras, das informações cadastrais básicas, conforme modelo padrão anexo a esta Resolução;

c. observância às demais orientações emanadas das agências reguladoras no que tange à gestão de arquivos públicos pertinentes a sua atividade-fim.

Art. 5o - Com fundamento no art. 10 da Lei no - 8.159, de 1991, que determina serem inalienáveis e imprescritíveis os documentos públicos de valor permanente, o disposto nesta Resolução aplica-se, também, às pessoas jurídicas de direito privado mencionadas no art. 1o - , detentoras desses documentos, por sucederem empresas públicas em decorrência de licitação, ainda que os respectivos editais não hajam incluído item ou cláusula específica sobre a destinação daqueles documentos.

Art. 6o - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 7o - Fica revogada a Resolução no - 18, de 28 de julho de 2003.

JAIME ANTUNES DA SILVA

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).