PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 11, de 25 de novembro de 2019

OS MINISTROS DE ESTADO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA E DA ECONOMIA, no uso das atribuições que lhes conferem o art. 87, parágrafo único, inciso II da Constituição, o Decreto nº 9.662, de 1º de janeiro de 2019, o Decreto nº 9.745, de 8 de abril de 2019, e tendo em vista o disposto nos arts. 1º, 4º e 18 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994, e no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, resolvem:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Âmbito de aplicação

Art. 1º Esta Portaria Interministerial dispõe sobre os procedimentos para a utilização do Número Único de Protocolo - NUP, no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública federal, direta, autárquica e fundacional.

Parágrafo único. As empresas estatais federais poderão adotar os procedimentos de que trata esta Portaria Interministerial.

Definições

Art. 2º Para fins desta Portaria Interministerial, são adotadas as seguintes definições:

I - documento avulso: informação registrada, qualquer que seja o suporte ou formato, que não está reunida e ordenada em processo.

II - Número Único de Protocolo - NUP: número atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem, para controle de seus documentos.

III - processo: conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.

IV - unidade protocolizadora: unidade administrativa que tenha, independentemente de sua denominação e posição hierárquica, as atividades de:

a) recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, avulsos ou processos;

b) autuação de documento(s) avulso(s) para formação de processo(s); e

c) atribuição de NUP aos documentos, avulsos ou processos.

CAPÍTULO II

COMPOSIÇÃO DO NUP

Grupo numérico

Art. 3º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de dezessete dígitos, separados em quatro grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:

I - primeiro grupo: constituído de cinco dígitos, referentes ao código numérico que identifica a unidade protocolizadora do órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo;

II - segundo grupo: constituído de seis dígitos, separado do primeiro grupo por um ponto, determina o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos, sequência que deverá ser reiniciada a cada ano;

III - terceiro grupo: constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo por uma barra, indica o ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou processos; e

IV - quarto grupo: constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por hífen, indica os dígitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos descritos no Anexo a esta Portaria Interministerial.

Parágrafo único. É vedado inserir qualquer algarismo para indicar os dígitos verificadores ou suprimir dígitos que tenham sido lançados por outro órgão ou entidade.

CAPÍTULO III

ATRIBUIÇÃO DO NUP

Procedimentos

Art. 4º Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de tramitação, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os seguintes procedimentos:

I - quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não haverá distinção entre processos e documentos avulsos;

II - o documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade para integrar um processo não receberá NUP, pois os procedimentos de anexação de documento avulso a processo permitem controlar e identificar a origem do documento;

III - o documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade receberá NUP quando demandar análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e necessitar de tramitação;

IV - o documento avulso que não tenha recebido NUP no órgão ou entidade de origem receberá NUP no órgão ou entidade que o receber;

V - quando o documento avulso, que recebeu o NUP no órgão ou entidade de origem, for autuado para formar processo neste mesmo órgão ou entidade, deverá ser mantido o mesmo NUP no processo formado;

VI - quando o documento avulso com NUP, recebido de outro órgão ou entidade, for autuado para formar processo no órgão ou entidade destinatário, deverá ser atribuído um novo NUP ao processo formado e o NUP anteriormente atribuído ao documento avulso será mantido como referência;

VII - quando da tramitação de processo para outros órgãos ou entidades da Administração Pública Federal, o NUP original deverá ser mantido, sendo vedada a atribuição de um novo; e

VIII - o documento, avulso ou processo, recebido de órgão ou entidade não integrante da Administração Pública Federal receberá um NUP e a identificação de origem, se houver, será mantida como referência.

Parágrafo único. É vedado autuar documento avulso para formação de processo utilizando NUP oriundo de unidade protocolizadora de outro órgão ou entidade.

CAPÍTULO IV

CADASTRO NACIONAL DE UNIDADES PROTOCOLIZADORAS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Cadastramento

Art. 5º Fica instituído o Cadastro Nacional de Unidades Protocolizadoras da Administração Pública Federal destinado ao cadastramento exclusivo e obrigatório de unidades protocolizadoras.

Art. 6º As regras e os procedimentos para o cadastramento das unidades protocolizadoras serão definidos em ato conjunto da Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia e do Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS

Orientações gerais

Art. 7º Os documentos, avulsos ou processos, produzidos pela Administração Pública Federal, em trâmite ou arquivados, antes da entrada em vigor desta Portaria Interministerial, manterão a identificação anteriormente atribuída, vedada nova numeração.

Art. 8º Os casos omissos serão resolvidos, em conjunto, pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia e pelo Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que poderão expedir normas complementares, bem como disponibilizar em meio eletrônico informações adicionais.

Revogação

Art. 9º Ficam revogadas:

I - Portaria SLTI-MP nº 3, de 16 de maio de 2003;

II - Portaria Interministerial MJ-MP nº 2.321, de 30 de dezembro de 2014;

III - Portaria Interministerial MJ-MP nº 705, de 22 de junho de 2015; e

IV - Portaria Interministerial MJ-MP nº 3, de 29 de dezembro de 2017.

Vigência

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor em 1º de janeiro de 2020.

SERGIO MORO

Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública

PAULO GUEDES

Ministro de Estado da Economia

ANEXO

CÁLCULO DOS DÍGITOS VERIFICADORES

O cálculo do 1º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os passos a seguir:

I - multiplica-se cada um dos quinze algarismos do número único de processo pelo respectivo peso, somando-se os produtos parciais;

II - a soma encontrada (ponderada) será dividida por 11 (onze); e

 III - com relação ao resto da divisão por 11, que poderá ser de l0 (dez) a 0 (zero), a tabela a seguir conduzirá ao dígito procurado:

O cálculo do 2º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os passos a seguir:

I - O primeiro algarismo, obtido na etapa precedente, será colocado imediatamente à direita do número único de processo, utilizando-se o mesmo procedimento do 1º Dígito Verificador, com a diferença de que os pesos, sempre da direita para a esquerda, partirão de 2 (dois) - 1º termo da progressão, e finalizando em 17 (dezessete) - último termo da progressão aritmética.

1º Exemplo 1 :

Dado o número único de processo 35041.000387/2000, os dígitos verificadores serão calculados do seguinte modo:

a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(7x6)+(8x7)+(3x8)+(0x9)+(0x10)+(0x11) + (1x12) + (4x13) + (0x14) + (5x15)+(3x16);

b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48=319

c) 319÷11 = 29; RESTO = 0;

d) 11-0=11 - despreza-se a casa da dezena; e

e) o 1º DV será 1 (um).

OBSERVAÇÃO: o número encontrado para o 1º DV, deverá ser colocado à direita do número único de processo, dando continuidade aos procedimentos relativos ao cálculo do 2º DV, conforme a seguir:

a) (lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(7x7)+(8x8)+(3x9)+(0x10) +(0x11)+(0x12)+(1x13)+(4x14)+(0x15)+(5x16)+(3x17);

b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51=354

c) 354÷11 = 32; RESTO = 2;

d) 11-2=9; e

e) O 2º DV será 9 (nove).

Assim sendo, o número único do processo dado como exemplo, será acrescido dos dígitos verificadores 35041.000387/2000-19.

2º Exemplo:

Dado o número único de processo 0400.001412/2000, calcular os dígitos verificadores.

a)(0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(2x6)+(1x7)+(4x8)+(1x9) +(0x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(4x15)+(0x16);

b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0=130;

c) 130÷11 = 11; RESTO = 9;

d) 11-9=2; e

e) O 1º DV será 2 (dois).

Para o segundo DV:

a) (2x2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(2x7)+(1x8)+(4x9) +(1x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+ (0x15) +(4x16)+(0x17);

b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0=148;

c) 148÷11=13; RESTO=5;

d) 11-5=6; e

e) O 2º DV será 6 (seis). Assim sendo, o número único de processo dado como exemplo será acrescido dos dígitos verificadores 4000.001412/2000-26.

1 . Os NUPs constantes deste Anexo são exemplificativos e fictícios.

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).