PORTARIA Nº 300, de 8 de junho de 2020

O MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da CRFB, e tendo em vista o contido no § 1º do art. 2º e nos Anexos I e III ao Decreto nº 9.058, de 25 de maio de 2017, nos §§ e no inciso VI do art. 15 da Lei nº 11.356, de 19 de outubro de 2006, e no Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, e o que consta no Processo Administrativo nº 08227.000641/2020-73, resolve:

Art. 1º  Esta Portaria sobre as atividades críticas do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - SIGA, define os critérios de distribuição e concessão das respectivas Gratificações Temporárias das Unidades dos Sistemas Estruturadores da Administração Pública Federal - GSISTE, e dá outras providências.

Parágrafo único.  Para os efeitos desta Portaria, os órgãos setoriais do SIGA são as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nos Ministérios e órgãos equivalentes.

CAPÍTULO I
DAS ATIVIDADES CRÍTICAS

Art. 2º  São consideradas atividades críticas para o funcionamento do SIGA, nos termos do § 1º do art. 3º do Decreto nº 9.058, de 25 de maio de 2017:

I - no órgão central:

a) planejamento, coordenação e supervisão do SIGA, incluindo a atuação nos processos finalísticos, de governança, de gestão e de suporte relacionados ao cumprimento das atribuições institucionais do Arquivo Nacional;

b) definição, elaboração e divulgação de política, diretrizes e normas gerais para o aprimoramento, desburocratização e modernização dos processos relativos à gestão de documentos e arquivos, a serem adotadas pelos órgãos setoriais e seccionais;

c) edição de normas específicas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de gestão, acesso e preservação, independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos;

d) orientação quanto à implantação e controle das atividades e das rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos e arquivos nos órgãos setoriais e seccionais;

e) divulgação de normas técnicas e orientações para o aprimoramento do SIGA junto aos órgãos setoriais e seccionais;

f) promoção de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; e

g) promoção de capacitação, aperfeiçoamento e treinamento dos servidores atuantes na gestão de documentos e arquivos; e

II - nos órgãos setoriais e seccionais:

a) implementação e coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos, incluindo a elaboração e a implantação do plano de gestão de documentos e arquivos para o estabelecimento de estratégias, projetos e ações que garantam a adequada produção, classificação, tramitação, difusão, avaliação, arquivamento, preservação, o acesso e o uso contínuo dos documentos independentemente de seu suporte, formato e natureza;

b) coordenação das rotinas de trabalho, com vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos arquivísticos, inclusive, garantindo o cumprimento das normas e orientações expedidas pelo órgão central;

c) elaboração de código de classificação de documentos de arquivo e da tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim, exercendo o acompanhamento de sua aplicação;

d) aplicação do código de classificação de documentos de arquivo e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio da administração pública federal;

e) promoção de intercâmbios de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; e

f) capacitação, aperfeiçoamento, treinamento, reciclagem e atualização dos servidores que atuam nos serviços arquivísticos.

CAPÍTULO II
DA DISTRIBUIÇÃO E DA CONCESSÃO DAS GSISTE

Seção I

Da Distribuição 

Art. 3º  A distribuição das GSISTE do SIGA aos órgãos setoriais será realizada com base em avaliação técnica do Arquivo Nacional, enquanto órgão central do SIGA.

Parágrafo único.  São critérios indicativos, que, conforme o caso, podem ser considerados na avaliação técnica para a distribuição das GSISTE do SIGA:

I - avaliação sobre o desempenho das atribuições dos órgãos do sistema e do desenvolvimento das atividades críticas estabelecidas nesta Portaria;

II - elaboração e implantação do Plano de Gestão de Documentos pelo órgão; ou

III - outros critérios relacionados à implantação da política de gestão de documentos e arquivos da administração pública federal.

Art. 4º  Compete ao titular do órgão setorial a decisão pela distribuição da GSISTE do SIGA ao órgão seccional, dentre aquelas que lhe forem distribuídas, sem prejuízo do cumprimento das finalidades do SIGA e das normas vigentes.

Seção II
Da Concessão

Art. 5º  As GSISTE do SIGA serão concedidas apenas a titulares de cargos de provimento efetivo, em efetivo exercício nos órgãos integrantes do SIGA, enquanto permanecerem desempenhando atribuições, atividades críticas e tarefas relativas ao SIGA.

Art. 6º  São critérios para concessão das GSISTE do SIGA:

I - atuação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD;

II - atuação na subcomissão de coordenação do SIGA, promovendo implantação e acompanhamento de estratégias, projetos e ações de gestão, preservação e acesso aos documentos arquivísticos;

III - atuação na coordenação da elaboração e na aplicação dos códigos de classificação e tabelas de temporalidades e destinação de documentos;

IV - elaboração do planejamento, coordenação e supervisão das competências e atribuições de unidade ou setor administrativo responsável pelos serviços arquivísticos; ou

V - atuação nos serviços arquivísticos, executando rotinas de protocolo, arquivamento, empréstimo, consulta e acompanhando os procedimentos de transferência e recolhimento de conjuntos de documentos arquivísticos e elaboração de instrumentos de pesquisa para o acesso às informações neles contidas.

Art. 7º  A concessão das GSISTE do SIGA se dará, preferencialmente, mediante processo seletivo simplificado, levando-se em consideração:

I - as competências exigidas para o exercício das atividades atinentes ao posto de trabalho;

II - a complexidade da atividade desempenhada;

III - o nível de supervisão exercida e requerida; e

IV - a contribuição do posto de trabalho para o cumprimento das finalidades do SIGA no órgão, entidade, unidade ou setor.

Parágrafo único.  Para os fins desta Portaria considera-se posto de trabalho o conjunto de responsabilidades e atividades desempenhadas pelo servidor em sua unidade ou setor de exercício.

Art. 8º  Os órgãos integrantes do SIGA são responsáveis pela regularidade da concessão, ocupação e percepção das GSISTE, bem como pela compatibilização de seu exercício com a efetiva prestação das atividades do SIGA.

Art. 9º  Os atos relativos à concessão e dispensa da GSISTE deverão ser publicados no Diário Oficial da União.

Parágrafo único.  Os atos de concessão das GSISTE do SIGA especificarão expressamente:

I - que a GSISTE está vinculada ao SIGA;

II - o nível da GSISTE, se superior ou intermediário; e

III - o órgão setorial e, se for o caso, o órgão seccional, ao qual a GSISTE está distribuída.

Art. 10.  A percepção da GSISTE somente gerará efeitos financeiros a partir da data da publicação da concessão, não havendo a possibilidade de atribuição retroativa ou de percepção de quaisquer efeitos financeiros retroativos.

CAPÍTULO III
DOS QUANTITATIVOS DAS GSISTE

Art. 11.  Os quantitativos de GSISTE distribuídas aos órgãos integrantes do SIGA constam do Anexo a esta Portaria.

Parágrafo único.  O quantitativo máximo de servidores aos quais podem ser concedidas as GSISTE do SIGA obedecerá ao limite estabelecido no Anexo a esta Portaria, independentemente do número total de servidores nos órgãos do SIGA que preencham os critérios para percepção da GSISTE.

Art. 12.  Fica delegada ao Diretor-Geral do Arquivo Nacional a competência para promover a distribuição ou a redistribuição das GSISTE do SIGA aos órgãos setoriais, observado o disposto no art. 3º.

Art. 12. Ficam delegadas ao Diretor-Geral do Arquivo Nacional as competências para promover:

I - a distribuição ou a redistribuição das GSISTE do SIGA aos órgãos setoriais, observado o disposto no art. 3º; e

II - a designação e a dispensa dos membros da Comissão de Coordenação do SIGA de que trata o § 4º do art. 2º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019. (Redação dada pela Portaria nº 660, de 17 de dezembro de 2020)

Art. 13.  Para cumprimento do disposto no § 2º do art. 3º do Decreto nº 9.058, de 2017, os órgãos setoriais e seccionais do SIGA deverão encaminhar ao Arquivo Nacional o levantamento dos postos de trabalho e dos servidores ocupantes de GSISTE no âmbito do SIGA, até o dia 30 de novembro do ano de exercício, ou conforme calendário estabelecido pelo órgão central, contendo as seguintes informações:

I - nome e matrícula do servidor;

II - nível da GSISTE ocupada;

III - cargo ou função exercido pelo servidor;

IV - órgão, entidade, unidade ou setor de lotação e exercício do servidor; e

V - atividades desempenhadas pelo servidor no posto de trabalho.

Parágrafo único. Para o exercício de 2020 o prazo estabelecido no caput será, excepcionalmente, até 5 de fevereiro de 2021. (Redação dada pela Portaria nº 660, de 17 de dezembro de 2020)

Art. 14.  A desconformidade com as regras estabelecidas nesta Portaria, no âmbito de órgão integrante do SIGA, poderá ensejar a redistribuição da GSISTE pelo órgão central.

Art. 15.  Os órgãos integrantes do SIGA, cujo número de ocupantes de GSISTE ultrapasse o previsto no Anexo, terão até 30 (trinta) dias, a contar da data de publicação desta Portaria, para editar e publicar os respectivos atos de dispensa de servidores, em número igual ao excedente ao limite de gratificações.

Art. 16.  Ficam revogadas:

I - a Portaria MJC nº 910, de 14 de outubro de 2016; e

II - a Portaria AN nº 31, de 20 de fevereiro de 2018.

Art. 17.  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANDRÉ LUIZ DE ALMEIDA MENDONÇA

ANEXO

QUANTITATIVO DE GSISTE DISTRIBUÍDAS AOS ÓRGÃOS DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

(Alterado pela Portaria AN nº 3, de 4 de fevereiro de 2021).

(Redação dada pela Portaria AN nº 3, de 4 de fevereiro de 2021). (Alterado pela Portaria AN nº 73, de 23 de agosto de 2022).

(Redação dada pela Portaria AN nº 73, de 23 de agosto de 2022). (Alterado pela Portaria MJSP nº 255, de 27 de dezembro de 2022).

(Redação da pela Portaria MJSP nº 255, de 27 de dezembro de 2022).

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).