PORTARIA DO MINISTRO Nº 75/2022

O MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição, considerando a necessidade de melhoria nos mecanismos de gestão e controle dos processos de organização e realização de eventos, aderente às recomendações do Tribunal de Contas da União e da Controladoria-Geral da União, e o que consta no Processo Administrativo nº 08084.000082/2018-59, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Esta Portaria estabelece diretrizes e procedimentos a serem observados no planejamento, solicitação, execução, avaliação e prestação de contas de eventos no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 2º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I - unidade demandante: órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, órgãos específicos singulares do Ministério da Justiça e Segurança Pública e suas entidades vinculadas;

II - unidade competente pela gestão de eventos: unidade subordinada à Subsecretaria de Administração da Secretaria-Executiva; e

III - autoridade superior: autoridade máxima ou respectivo Chefe de Gabinete da unidade demandante.

CAPÍTULO II

DOS EVENTOS

Art. 3º Evento é uma ferramenta institucional utilizada pela administração pública para fomentar as políticas públicas de sua competência, com o objetivo de criar espaço eficaz de comunicação, dirigido a um grupo específico de pessoas, com a participação de público interno, externo ou misto.

§ 1º Os eventos serão classificados conforme a estimativa de participantes nos seguintes tipos:

I - de pequeno porte: até duzentos e cinquenta participantes;

II - de médio porte: de duzentos e cinquenta e um até quinhentos participantes; ou

III - de grande porte: acima de quinhentos participantes.

§ 2º Reuniões técnicas internas de trabalho não são consideradas evento, devendo ser providas pela infraestrutura e serviços normais do órgão.

§ 3º O evento deverá estar diretamente vinculado aos objetivos institucionais e precípuos do órgão.

Art. 4º Quando do planejamento e execução de eventos, os gestores deverão observar os princípios da razoabilidade, moralidade e economicidade.

Art. 5º A previsão de serviços de hospedagem será permitida apenas para eventos que possuam cunho diplomático.

Parágrafo único. A categoria de hospedagem será fixada de acordo com a representatividade da autoridade participante, observados os valores estabelecidos no contrato vigente.

Art. 6º Respeitada a legislação vigente, os eventos poderão conter previsão de alimentação, lanches e coffee breaks, desde que devidamente justificada e autorizada pela autoridade superior da unidade demandante.

Art. 7º Os eventos deverão ser realizados, prioritariamente, com a utilização de instalações, materiais e equipamentos do Ministério da Justiça e Segurança Pública, exceto nos casos de comprovada indisponibilidade ou inviabilidade técnica.

CAPÍTULO III

DO PLANEJAMENTO

Art. 8º Compete à unidade demandante a elaboração do planejamento dos eventos a serem realizados ao longo do exercício, que deverão ser devidamente aprovados pela respectiva autoridade superior e encaminhados à Secretaria-Executiva, obedecidos os seguintes prazos:

I - até a primeira quinzena de janeiro de cada ano: eventos a serem concluídos até 30 de junho; e

II - até a primeira quinzena de junho de cada ano: eventos a serem concluídos até 15 de janeiro do próximo exercício.

Art. 9º É vedada a realização de eventos não previstos no planejamento semestral da unidade demandante.

Parágrafo único. Excepcionalmente, mediante autorização da Secretaria-Executiva, poderão ser executados eventos não previstos no planejamento semestral, mediante justificativa consubstanciada da autoridade superior da unidade demandante, nos casos em que se configurem demandas imprevisíveis ou emergenciais.

Art. 10. Cabe à unidade demandante, quando do planejamento, a identificação de evento que requeira contratação específica, ficando a seu encargo os procedimentos para a contratação em tempo hábil.

§ 1º São passíveis de contratação específica os eventos que não puderem ser atendidos pelo contrato vigente do órgão.

§ 2º A contratação específica caberá à unidade demandante, que deverá observar para tanto, os fluxos e normativos vigentes norteadores das contratações públicas.

Art. 11. O planejamento semestral de eventos deverá conter as seguintes informações:

I - nome do evento;

II - local do evento;

III - data prevista para sua realização;

IV - duração aproximada; e

V - classificação dos eventos, de acordo com o § 1º do art. 3º desta Portaria.

CAPÍTULO IV

DA SOLICITAÇÃO DE EVENTO

Art. 12. A solicitação para execução de evento deverá ser formalizada pela unidade demandante, observados os seguintes prazos mínimos, a contar da data prevista para o início do evento:

I - vinte dias úteis para eventos de pequeno porte;

II - trinta dias úteis para eventos de médio porte; e

III - quarenta dias úteis para eventos de grande porte.

§ 1º Os prazos estabelecidos no caput não se aplicam para evento que requeira contratação específica.

§ 2º Solicitações apresentadas fora dos prazos estabelecidos neste artigo deverão ser autorizadas pela autoridade superior da unidade demandante.

Art. 13. Os processos de solicitação de eventos deverão ser encaminhados à unidade competente pela gestão de eventos, instruídos com os seguintes documentos:

I - comprovação de que o evento está previsto no planejamento semestral da unidade demandante;

II - documento de formalização de evento, devidamente assinado pelo fiscal ou gestor designado e aprovado pela autoridade superior da unidade demandante;

III - propostas apresentadas pela empresa contratada, se houver;

IV - aprovação da melhor proposta; e

V - portaria de designação da fiscalização do evento.

Parágrafo único. Quando se tratar de contratação específica, a instrução deverá seguir os normativos vigentes, bem como os fluxos e diretrizes estabelecidos pela unidade administrativa responsável pela contratação.

Art. 14. A contratação ou a execução do evento deverá ser previamente autorizada pela autoridade superior da unidade demandante, considerados os termos do respectivo Documento de Formalização de Evento e a necessidade de anuência expressa sobre despesas de alimentação e hospedagem, quando houver, em consonância com os arts. 4º, 5º e 6º desta Portaria.

Art. 15. Após emissão da nota de empenho, deverá ser formalizada a ordem de serviço à empresa contratada, assinada por servidor devidamente designado pela unidade demandante.

Art. 16. Em caso de necessidade de execução de serviços adicionais aos previamente autorizados e empenhados, estes somente poderão ser prestados após a emissão de ordem de serviço extra, devidamente justificada e acompanhada pelo empenho prévio com o correspondente reforço orçamentário.

Parágrafo único. É vedada a execução de serviços adicionais que não constem do rol previsto contratualmente.

CAPÍTULO V

DA EXECUÇÃO E DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS EVENTOS

Art. 17. A gestão e o acompanhamento da execução do evento é de responsabilidade da unidade demandante, por meio da indicação de servidor apto a exercer as atividades de fiscalização, que deverá determinar o que for necessário à regularização de faltas ou de defeitos porventura observados, conforme estabelecido no § 1º do art. 67 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.

Art. 18. Na execução de seus eventos, as unidades demandantes deverão atender às seguintes diretrizes:

I - observar os prazos contratuais para o cancelamento prévio dos serviços solicitados, sob pena de eventual atribuição de responsabilidades;

II - coletar os dados dos participantes do evento, a saber nome, CPF, telefone, e-mail e instituição a que pertencem;

III - certificar-se de que não haja valores relativos ao fornecimento de bens e serviços por períodos superiores aos dias dos respectivos eventos, salvo em casos devidamente justificados;

IV - zelar para que não haja o fornecimento de bens e serviços parametrizados em unidades de medidas diversas das previstas no termo de referência vinculado à contratação; e

V - estimar o público do evento com base em lista nominal de participantes, lista de convidados e de autoridades, previsão de credenciamento e de inscrição, ou outros meios de comprovação, de modo a evitar a responsabilização por despesas desnecessárias e prejudiciais ao erário.

Art. 19. A unidade demandante deverá encaminhar a prestação de contas para liquidação e pagamento, impreterivelmente, no prazo máximo de dez dias corridos, a contar da data de encerramento do evento, com as seguintes informações:

I - documentos comprobatórios da realização do evento, tais como:

a) lista de presença com a assinatura dos participantes;

b) comprovação de credenciamento e inscrição, ou outros meios de comprovação do público do evento;

c) registros fotográficos;

d) cópia de gravação do evento;

e) modelos de material gráficos produzidos e utilizados;

f) matérias jornalísticas; e

g) avaliação do evento pelos participantes, quando couber;

II - relatório técnico conclusivo do evento, contendo o detalhamento da execução e que demonstre ter atingido os objetivos esperados;

III - nota fiscal; e

IV - atesto da nota fiscal pelo servidor devidamente designado pela unidade demandante.

Parágrafo único. A pendência de prestação de contas de eventos anteriores impossibilitará a realização dos futuros eventos da unidade demandante e acarretará a apuração de responsabilidades.

Art. 20. A unidade demandante deverá cumprir os prazos estabelecidos nos respectivos contratos administrativos firmados para a execução dos eventos.

Art. 21. Caso haja discordância entre a proposta de pagamento da contratada e os apontamentos do fiscal do evento sobre os serviços prestados, deverão ser pagos à empresa aqueles considerados incontroversos, até que sejam sanadas as divergências.

Art. 22. Quanto aos serviços que sejam mensurados por número de participantes, a unidade demandante deverá comprovar, por lista de presença ou por outros meios idôneos, a efetiva participação por todo período do evento, para fins de prestação de contas.

Parágrafo único. Caso não haja a participação efetiva do público estimado, a unidade demandante deverá apresentar as justificativas para tanto, de forma a afastar a caracterização de falta de planejamento do evento, cuja configuração deverá resultar em apuração de responsabilidade.

CAPÍTULO VI

DAS VEDAÇÕES

Art. 23. É vedada a solicitação de execução de serviços ou de fornecimento de materiais:

I - que não constem do rol previsto contratualmente; e

II - sem o prévio empenho.

Art. 24. As unidades demandantes deverão se abster de solicitar a concessão simultânea de diárias e a realização de despesas com alimentação, transporte ou hospedagem, que configurem pagamento em duplicidade, em ofensa aos princípios da legalidade e da indisponibilidade do interesse público.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 25. Deverão ser utilizados os formulários relativos aos procedimentos de planejamento, requisição, execução, avaliação e prestação de contas de eventos disponibilizados no Sistema Eletrônico de Informações.

Art. 26. Aplica-se a esta Portaria a legislação de regência, inclusive, a Lei nº 8.666, de 1993.

Art. 27. O Secretário-Executivo do Ministério da Justiça e Segurança Pública poderá expedir orientações complementares referentes à gestão de eventos.

Art. 28. Fica revogada a Portaria MJ nº 677, de 15 de abril de 2014.

Art. 29. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANDERSON GUSTAVO TORRES

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).