Portaria SENASP/MJSP Nº 485, DE 19 DE dezembro DE 2022

O SECRETÁRIO NACIONAL DE SEGURANÇA PÚBLICA, designado pela Portaria nº 331, de 25 de junho de 2020, publicada no D.O.U. nº 121, Seção 2, de 26 de junho de 2020, no uso das atribuições legais que lhe confere o art. 23, do Anexo I, do Decreto nº 9.662, de 1º de janeiro de 2019 alterado pelo Decreto nº 11.103, de 24 de junho de 2022;

CONSIDERANDO os referenciais de planejamento estratégico governamental estipulados na Lei nº 13.971, de 27 de dezembro de 2019, que instituiu o Plano Plurianual da União para o período referente aos exercícios de 2020 a 2023;

CONSIDERANDO as diretrizes, princípios e objetivos da Política e do Plano Nacional de Segurança Pública e Defesa Social, conforme Lei nº 13.675, de 11 de junho de 2018 e Decreto nº 10.822, de 28 de setembro de 2021;

CONSIDERANDO a Portaria do MJSP nº 895/2019, que aprova o Planejamento Estratégico do Ministério da Justiça e Segurança Pública 2020-2023;

CONSIDERANDO a Resolução CGE nº 7/2019, que aprova a matriz Swot, as diretrizes estratégicas, a cadeia de valor, o plano de comunicação e o mapa estratégico do Ministério da Justiça e Segurança Pública;

CONSIDERANDO a Resolução CGE nº 22/2022, que altera e aprova o conteúdo de indicadores, metas e projetos estratégicos 2020-2023 do Ministério da Justiça e Segurança Pública;

CONSIDERANDO a Portaria do MJSP nº 2/2022, que institui o Sistema de Governança do Ministério da Justiça e Segurança Pública; e

CONSIDERANDO os trabalhos desenvolvidos pelo Grupo de Trabalho para elaboração do Planejamento Estratégico da Secretaria Nacional de Segurança Pública, conforme Portaria da Senasp/MJSP nº 434, de 08 de julho de 2022;

RESOLVE: 

Aprovar versão final da Metodologia de Gerenciamento de Programas e Projetos da Secretaria Nacional de Segurança Pública – Senasp, versão 2.0, conforme Anexo I desta Portaria, que contempla o Caderno da Metodologia de Gerenciamento de Programas e Projetos, e artefatos de Programas e Projetos, estabelecendo procedimentos para o alinhamento das ações da Senasp ao seu Plano Estratégico.

 Para fins da presente metodologia serão considerados como demandantes os Diretores e Chefe de Gabinete da Senasp, e como patrocinador o Secretário Nacional de Segurança Pública.

CAPÍTULO I  

DISPOSIÇÕES INICIAIS

Seção I

Gestão de Demandas

Todas as demandas que chegam à Senasp ou são apresentadas pelas áreas técnicas, no âmbito da segurança pública e defesa social, com o potencial de se transformar em uma iniciativa que contribua com a estratégia institucional, relacionadas aos objetivos estratégicos e alcance de resultados institucionais, devem ser analisadas previamente. O processo de apresentação e tratamento das demandas ocorrerá conforme as seguintes etapas:

formalização da demanda pelas áreas da Senasp, junto às suas respectivas Diretorias ou Gabinete/Senasp;

análise  de conformidade pelo Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos da respectiva Diretoria ou Gabinete/Senasp;

aprovação do demandante e do patrocinador para continuidade da demanda;

análise de viabilidade da demanda pelo Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos da respectiva Diretoria ou Gabinete/Senasp;

aprovação da análise de viabilidade pelas Diretorias ou Gabinete/Senasp e encaminhamento para o Secretário Nacional de Segurança Pública; e  

aprovação do Secretário Nacional de Segurança Pública, da solução apresentada para atendimento da demanda por meio de programas, projetos, ou planos de ação.

Parágrafo Único. Para fins da presente metodologia, conceitua-se demanda como os problemas, necessidades ou oportunidades apresentadas pelas áreas técnicas da Senasp, com potencial de intervenção, por meio de programas, projetos ou planos de ação, que contribuam para o alcance de um ou mais objetivos estratégicos da Senasp.

Na etapa de formalização da demanda,  a área técnica com maior afinidade com a temática apresentada deverá preencher o Formulário de Apresentação da Demanda, conforme modelo indicado no Anexo I, com as informações necessárias e suficientes para aprovação do demandante e patrocinador, e posterior análise de viabilidade pelo Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos. Caso as informações e evidências não sejam suficientes, poderá ser designado um Grupo de Trabalho - GT para realização de estudos complementares e diagnósticos.

Para designação do GT deverá ser utilizado o modelo de portaria, conforme Anexo I. 

Na etapa de análise de viabilidade, dependendo da natureza da demanda, poderá ser solicitada à área demandante a elaboração de estudos  complementares ao diagnóstico apresentado, seguindo o modelo do Guia de Análise ex ante de Políticas Públicas. 

Na etapa de aprovação da análise de viabilidade, o Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos enviará o estudo de viabilidade ao Secretário Nacional de Segurança Pública, sugerindo seu arquivamento ou aprovação. No caso de aprovação, será sugerida a intervenção por meio de plano de ação, projeto ou programa.

A demanda não aprovada será encaminhada ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos, para arquivamento em Banco de Dados de Propostas, dando-se ciência à área interessada. 

Seção II 

Gerenciamento de Projetos 

São considerados projetos todos os empreendimentos temporários, com escopo definido, componentes do Portfólio de Programas e Projetos da Senasp, desenvolvidos para a entrega de produtos, serviços, resultados ou benefícios únicos, alinhados aos objetivos estratégicos da Senasp.

Aprovada a demanda como projeto, a equipe terá 15 dias para elaborar o Termo de Abertura do Projeto, em conjunto com o Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos, para apresentação e aprovação do demandante e patrocinador. 

Publicado o Termo de Abertura do Projeto com a nomeação da equipe, o demandante encaminhará o processo ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos, para cadastro no Portfólio de Programas e Projetos da Senasp. 

Autorizado o início do projeto, a equipe terá 60 dias, ou prazo estipulado pelo patrocinador, para elaborar o Plano de Gerenciamento de Projeto e o Canvas do Projeto para apresentação e aprovação do demandante e do patrocinador.

Serão designados como gerentes de projetos os integrantes do quadro de servidores da Secretaria ou servidores mobilizados, observando-se o grau de complexidade requerido para cada empreendimento. 

Ao gerente do projeto caberá as tarefas de aferir e de controlar todos os aspectos relacionados com o progresso no planejamento e execução do projeto sob sua responsabilidade, bem como a elaboração de Relatórios de Acompanhamento do Projeto, para monitoramento e controle do demandante e do patrocinador, com suporte do Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos. 

§ 1º O Gerente de Projeto deverá ser responsável por apenas um projeto, podendo acumular a gerência de um programa. 

§ 2º O Gerente-Adjunto prestará apoio ao Gerente do Projeto e o substituirá em casos de impedimentos e afastamentos, podendo participar de até dois projetos.

§ 3º A Equipe do Projeto será composta por número suficiente e necessário de servidores para a execução, conforme a necessidade de conhecimentos específicos e complexidade dos projetos. Cada membro da equipe terá suas responsabilidades definidas na Matriz de Responsabilidade do Projeto e só poderão participar de até três projetos concomitantemente, conforme percentual de dedicação em cada um deles.

§ 4º A Equipe de Apoio do Projeto será composta por número indeterminado de servidores, não tendo responsabilidades definidas na Matriz de Responsabilidade do Projeto, podendo participar de diversos projetos na função de equipe de apoio, sem a necessidade de especificação do percentual de dedicação ao projeto.

Os projetos serão instituídos a partir do levantamento das demandas das Diretorias ou Gabinete da Senasp, em consonância com o Plano Estratégico da Senasp, mediante Termo de Abertura de Projeto, aprovado pelo Secretário Nacional de Segurança Pública e publicado em Boletim de Serviço.

§ 1º autorizado o início de execução do projeto, todas as mudanças que alterem o Plano de Gerenciamento de Projeto deverão ser formalizadas através do Formulário de Solicitação de Mudanças (FSM) para avaliação de seu impacto pelo Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos e aprovação pelo demandante e patrocinador.

§ 2º sendo aprovada a mudança, a equipe do projeto terá o prazo de 5 (cinco) dias para apresentar novo Plano de Gerenciamento de Projetos com as devidas alterações ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos.

A equipe do projeto deverá desenvolver todos os documentos em consonância com a MGPP-Senasp, quais sejam: 

Formulário de Apresentação da Demanda; 

Termo de Abertura de Projeto; 

Plano de Gerenciamento de Projeto; 

Canvas do projeto, com o apoio da equipe do Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos, e a apresentação para o Secretário; 

Documentos de aquisições e contratações, conforme regulamentação específica; 

Relatórios de Acompanhamento de Projeto;

Termo de Aceite de Entregas do Projeto;

Formulário de Solicitação de Mudança;

Termo de Encerramento do Projeto e Lições Aprendidas; e

outros documentos necessários. 

§ 1º O Relatório de que trata o inciso VI, visa o monitoramento e controle do projeto, devendo ser elaborado pelo gerente do projeto e encaminhado ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos com periodicidade mensal ou sempre que solicitado;

§ 2º O Termo de Aceite de Entrega do Projeto será elaborado para cada entrega realizada, devendo ser encaminhado ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos juntamente com o Relatório de Acompanhamento de Projeto relativo ao período em que ocorrer;

§ 3º Ao fim do projeto, o gerente de projeto providenciará o registro do encerramento do projeto no Termo de Encerramento do Projeto e Lições Aprendidas;

§ 4º A formalização do Termo de Encerramento do Projeto, junto ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos não desobriga o gerente e a equipe técnica de acompanhar qualquer pendência que exista em relação às entregas do projeto. 

Seção III  

Gerenciamento de Programas

Para fins da presente metodologia são considerados programas “o conjunto coordenado e coerente de intervenções que, juntas, buscam alterar uma realidade”. Os programas decorrem da necessidade de articular ações para o alcance de um ou mais objetivos estratégicos da Senasp, que pela abrangência e complexidade de suas ações extrapolam a sua execução por meio de um projeto. As ações dos programas podem ser viabilizadas por meio de projetos, processos estratégicos e planos de ação. O programa terá vigência indeterminada ou de longo prazo, geralmente superior a quatro anos, ou enquanto perdurar o objetivo estratégico a ele vinculado. 

Aprovada uma demanda com sugestão de tratamento por meio de um programa, a equipe terá 15 dias para elaborar o Termo de Abertura do Programa em conjunto com o Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos, para apresentação e aprovação do demandante e patrocinador. 

Publicado o Termo de Abertura do Programa, o demandante encaminhará o processo ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos, para cadastro no Portfólio de Programas e Projetos da Senasp. 

Autorizado o início do programa, a equipe terá 60 dias, ou prazo estipulado pelo patrocinador, para elaborar o Plano de Gerenciamento do Programa e encaminhá-lo para  aprovação do demandante e patrocinador.

Os programas da Senasp serão instituídos mediante aprovação do Termo de Abertura de Programa pelo Secretário Nacional de Segurança Pública, conforme formulário constante no Anexo I da presente Portaria. 

Serão designados como Gerentes de Programas, preferencialmente, os diretores ou coordenadores-gerais das áreas às quais os programas possuem maior vinculação temática, ou outro servidor indicado pela área e aprovado pelos demandante e patrocinador. 

O gerente de programa deve garantir que a equipe do programa e dos projetos vinculados compreenda o programa, seu contexto, as etapas, os resultados e os padrões de gerenciamento de programas que devem ser observados e manter o alinhamento dos resultados com o objetivo estratégico, mantendo fluxo de informações, gerindo pessoas, contratos e a integridade do programa. 

§ 1º O gerente-adjunto de programa prestará apoio ao Gerente do Programa e o substituirá em casos de impedimentos e afastamentos;

§ 2º A Equipe do Programa será composta por número suficiente e necessário de servidores, conforme a necessidade de conhecimentos específicos e complexidade dos programas, projetos, planos de ação e processos estratégicos que os compõem. 

Os programas serão instituídos a partir do levantamento das demandas das Diretorias, em consonância com o Plano Estratégico da Senasp, mediante Termo de Abertura de Programa, aprovado pelo Secretário Nacional de Segurança Pública.

A equipe do programa deverá desenvolver todos os documentos em consonância com a MGPP-Senasp, quais sejam: 

Formulário de Apresentação da Demanda; 

Termo de Abertura de Programa; 

Plano de Gerenciamento do Programa; 

Relatório de Desempenho do Programa;

Termo de Encerramento do Programa;

outros documentos necessários. 

§ 1º O Relatório de que trata o inciso IV será elaborado pelo gerente do programa e encaminhado ao Escritório de Gerenciamento de Programas e Projetos com periodicidade mensal ou sempre que solicitado, para fins de monitoramento e controle.

Seção IV 

Plano de Ação

As soluções das demandas, a serem implementadas por meio de planos de ação, são as que possuem menor complexidade para sua execução, exigindo, contudo, um planejamento do trabalho necessário para atingimento do objetivo planejado em alinhamento com objetivos estratégicos da Senasp. 

No plano de ação devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser buscado, detalhando para isto todas as atividades a serem realizadas para concretizá-lo, bem como os recursos físicos, monetários e humanos necessários. 

Aprovada a demanda como plano de ação, a equipe técnica terá 30 dias para elaborar o Plano de Ação para a aprovação do demandante e do patrocinador. 

Será designado como Gestor do Plano de Ação, o coordenador-geral da área técnica com maior vinculação temática, ou outro servidor indicado pela área.

Seção V

Processos

Processo é um conjunto de atividades correlacionadas, de caráter contínuo, desenvolvidas com o objetivo de gerar produtos, serviços ou resultados repetitivos, que possuam suas atvidades mapeadas e definidas, para o alcance de uma meta ou objetivo definido.

Para fins da MGPP-Senasp, os processos são aqueles categorizados como finalísticos, ou seja, os processos associados às atividades-fim da instituição ou diretamente envolvidos no atendimento às necessidades dos seus clientes externos ou beneficiários. São os processos orientados para o provimento de produtos e serviços para a sociedade e estão alinhados aos objetivos estratégicos da Senasp.

Caberá ao gestor da área executora do processo estratégico a elaboração do Diagrama de Escopo do Processo para a aprovação do demandante e do patrocinador. 

Seção VI

Gerenciamento de Portfólio de Programas e Projetos 

O Portfólio de Programas e Projetos da Senasp é o documento institucional que estabelece quais são os programas e projetos, desenvolvidos na Secretaria, no contexto da estratégia institucional. 

É de responsabilidade do Secretário Nacional de Segurança Pública, ou a quem ele delegar, a concepção, planejamento, gerenciamento e monitoramento do Portfólio de Programas e Projetos da Senasp. 

O Portfólio de Programas e Projetos da Senasp, instituído por meio desta Portaria,  será atualizado, por meio de portaria, à medida em que novos programas ou projetos tenham seus Termos de Abertura aprovados pelo Secretário Nacional de Segurança Pública.

CAPÍTULO II 

DOS ESCRITÓRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS E PROJETOS DA SENASP 

Seção I 

Disposições Gerais 

Ficam instituídos os Escritórios de Gerenciamento de Programas e Projetos da Senasp, em cada uma de suas Diretorias e no Gabinete da Senasp, conforme Anexo II da presente Portaria, sendo-lhes conferidas as seguintes atribuições: 

assessorar as Diretorias e o Gabinete da Senasp em relação ao gerenciamento de programas e projetos componentes do Portfólio de Programas e Projetos da Senasp – MGPP-Senasp; 

subsidiar a tomada de decisão da alta administração, com informações dos programas e projetos sob sua responsabilidade; 

auxiliar as Diretorias e o Gabinete da Senasp na temática de gestão de programas e projetos, principalmente no que se refere à Metodologia de Gerenciamento de Programas e Projetos da Secretaria Nacional de Segurança Pública; 

apoiar os processos de concepção, planejamento e monitoramento dos programas e projetos sob sua responsabilidade, conforme diretrizes estabelecidas na MGPP-Senasp; 

realizar estudos de viabilidade e análises de alinhamento estratégico das demandas apresentadas; 

prover treinamento e orientação aos gestores, gerentes e equipe técnica de programas e projetos; 

elaborar relatórios e atualizar as informações dos painéis do BI de programas e projetos; 

avaliar o nível de maturidade organizacional relacionado às práticas de gerenciamento de programas e projetos em sua área de atuação; e 

analisar tecnicamente e apresentar parecer sobre a solicitação de mudanças de programas e projetos, quando solicitado pela área demandante.

Seção II 

Da Estrutura dos EGPP 

Os Escritórios de Gerenciamento de Programas e Projetos - EGPP da Senasp serão compostos pelas seguintes funções:  

Gerente de Escritório de Programas e Projetos: responsável por realizar a interlocução com o demandante do programa ou projeto, coordenando os processos de trabalho, as atividades e a equipe do EGPP, passando as diretrizes a fim de alcançar as finalidades do escritório; 

Gerente-Adjunto de Escritório de Programas e Projetos: responsável por apoiar e substituir o Gerente de Escritório de Programas e Projetos em seus impedimentos e afastamentos; e

Analista Técnico: responsável por fornecer suporte aos coordenadores e gerentes de programas e projetos quanto à adequada utilização dos instrumentos; por realizar o acompanhamento dos programas e projetos da Diretoria, apoiar no planejamento e monitoramento das ações, das entregas e da consolidação das informações dos programas e projetos; e realizar estudos e pesquisas no âmbito do EGPP, visando a atualização da Metodologia de Gerenciamento de Programas e Projetos da Senasp.

CAPÍTULO III

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS  

A metodologia de que trata esta Portaria deverá ser observada por todas as áreas no âmbito da Senasp, inclusive quanto à utilização dos formulários padronizados e os fluxos dos processos.

Os modelos de documentos e artefatos utilizados na MGPP-Senasp, bem como as instruções para seu preenchimento, serão disponibilizados no Sistema Eletrônico de Informações  (SEI!). 

Para cada programa ou projeto deverão ser formalizados os seguintes processos:

Processo principal contemplando os formulários padronizados de Apresentação da Demanda, de Termo de Abertura, Plano de Gerenciamento, Apresentação Canvas, Termos de Aprovação e controle de processos relacionados;

 Processo para as atas ou memórias de reuniões e relatórios de monitoramento e avaliação; e

 No mínimo, um processo para cada produto, entrega ou serviço.

 O controle de processos que trata o inciso "I" deverá ser atualizado sempre que for autuado um processo novo relativo ao programa ou projeto.

Os processos para criação de projetos que, por ocasião da publicação desta portaria, ainda não tenham Termos de Abertura de Projeto aprovados pelo demandante ou patrocinador, serão considerados como demandas, devendo seguir o fluxo previsto nesta Portaria.

Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

CARLOS RENATO MACHADO PAIM 

ANEXO I

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS E PROJETOS DA SENASP (VERSÃO FINAL)

ANEXO II

ESCRITÓRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS E PROJETOS

ANEXO III

PORTFÓLIO DE PROGRAMAS E PROJETOS DA SENASP

ANEXO IV

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES NO GERENCIAMENTO DE PROGRAMAS E PROJETOS

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).