PORTARIA AN Nº 104, de 30 de dezembro de 2022

O DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, no uso das atribuições que lhe confere o art. 22 da Portaria nº 2.433, do Ministério da Justiça, de 24 de outubro de 2011, publicada no Diário Oficial da União, de 25 de outubro de 2011, que aprovou o Regimento Interno do Arquivo Nacional, e considerando as informações constantes do processo SEI-NA nº 08227.001211/2020- 79, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Ficam aprovados os procedimentos, os prazos e os valores para execução de serviços de reprodução de documentos, emissão de certidão e autenticação de documentos, no âmbito do Arquivo Nacional, em consonância com as normas e procedimentos vigentes.

CAPÍTULO II

DOS SERVIÇOS

Art. 2º O Arquivo Nacional oferece ao cidadão os seguintes serviços relacionados aos documentos que custodia:

I - reprodução em papel - impressão;

II - reprodução em formato digital - digitalização;

III - emissão de certidão; e

IV - autenticação das reproduções em papel dos documentos por ele custodiados.

Seção I

Da Reprodução

Art. 3º A Superintendência de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo será responsável pela controle e execução das solicitações de reprodução de documentos custodiados pelo Arquivo Nacional em sua sede no Rio de Janeiro.

Art. 4º A Superintendência Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal - SUREG será responsável pelo controle e execução das solicitações de reprodução de documentos custodiados pelo Arquivo Nacional no Distrito Federal.

Art. 5º A reprodução de documentos arquivísticos iconográficos e filmográficos e de documentos bibliográficos condiciona-se à concordância com o Termo de Utilização de Documento Custodiado pelo Arquivo Nacional (Anexo I).

Art. 6º A reprodução de documentos, seja qual for a sua natureza, somente será autorizada caso os documentos estejam em bom estado de conservação, dando ao Arquivo Nacional o direito de recusar pedidos de reprodução, no caso de expô-los a riscos que ameacem a sua integridade.

Art. 7º A reprodução de documentos, de acordo com a natureza do suporte da informação, poderá ser compartilhada por nuvem, dispositivos portáteis e/ou em papel.

$$TEX Art. 8º A reprodução de documentos bibliográficos deverá observar a Lei de Direitos Autorais (Lei nº 9.610/98) vigente.

Subseção I

Da Reprodução em Papel

Art. 9º A reprodução em papel de documentos textuais será fornecida nos formatos A3 e A4.

Art. 10. Os valores de reprodução em papel serão cobrados de acordo com a Tabela de prazos e valores dos serviços realizados pelo Arquivo Nacional (Anexo II).

Subseção II

Da Reprodução em Formato Digital

Art. 11. A reprodução de documentos em formato digital, incluindo os documentos iconográficos e cartográficos, será feita a partir do documento original, em resolução óptica em até 300 dpi.

Art. 12. Os documentos serão reproduzidos apenas no formato e resolução disponíveis, seguindo padrões constantes na Política de Preservação Digital do Arquivo Nacional.

§ 1ºO Arquivo Nacional somente fornecerá reproduções de documentos audiovisuais e sonoros cujos suportes sejam lidos pelos equipamentos de que dispõe.

§ 2º Caso o usuário solicite formato ou resolução diferentes dos disponíveis, a requisição poderá ser atendida mediante viabilidade técnica.

Art. 13. A reprodução dos documentos audiovisuais e sonoros resultante de trechos selecionados, mesmo que inferiores a um minuto e integrantes de um mesmo requerimento, será cobrada conforme unidade mínima indicada na Tabela de prazos e valores dos serviços realizados pelo Arquivo Nacional, que é de 1 (um) minuto, para cada trecho.

Seção II

Da Emissão de Certidão

Art. 14. O Arquivo Nacional emite certidão, exclusivamente, das informações relativas aos documentos custodiados pela instituição.

§ 1º A certidão contendo as informações essenciais à prova que se pretenda fazer com a certificação, para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações, nos termos da Lei nº 9.051/95, será emitida em forma de extrato e no prazo de 15 dias, a contar do registro do pedido.

§ 2º A certidão em forma de extrato, para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações, será gratuita, nos termos do artigo 5º da Constituição Federal de 1988.

§ 3º A certidão de inteiro teor será feita por meio de transcrição paleográfica reproduzindo integralmente o texto do documento e descrevendo todos os elementos constantes no mesmo.

§ 4º A certidão de inteiro teor deverá ser expedida no prazo e com valores estabelecido na Tabela de prazos e valores dos serviços realizados pelo Arquivo Nacional (Anexo II), contado do registro do pedido, salvo se a complexidade do texto, a qualidade da imagem ou estado de conservação impactarem a celeridade da leitura documental, devendo o usuário ser informado sobre a dilatação do prazo.

§ 5º A expedição de certidão poderá ser condicionada à análise do estado de conservação do documento e à análise paleográfica.

Art. 15. O Arquivo Nacional não emite certidão negativa de qualquer teor.

Seção III

Da Autenticação

Art. 16. O Arquivo Nacional somente autentica as reproduções dos documentos sob sua custódia.

§ 1º Somente serão autenticadas as reproduções de dossiês ou processos quando reproduzidos em sua totalidade.

§ 2º Item documental de um dossiê ou processo não será autenticado separadamente do seu conjunto documental, salvo a reprodução de registros em documentos extrajudiciais.

CAPÍTULO III

DOS PRAZOS E VALORES DOS SERVIÇOS

Art. 17. Os prazos e valores referentes à execução dos serviços constam na Tabela de prazos e valores dos serviços realizados pelo Arquivo Nacional (Anexo II).

Art. 18. Para efeito de prazos e valores, as unidades de medida constantes no Anexo II:

I - imagem, entendida como unidade de representação gráfica, plástica ou fotográfica de seres, objetos ou fatos;

II - página, entendida como cada um dos lados de uma folha de um documento original;

III - minuto, entendido como trecho mínimo para reprodução de documento audiovisual ou sonoro;

IV - A3, entendida como folha nas dimensões de 29,7cm x 42cm; e

V - A4, entendida como folha nas dimensões de 21cm x 29,7cm.

Seção I

Dos Prazos dos Serviços

Art. 19. Para contagem dos prazos para execução dos serviços será considerado o primeiro dia útil subsequente a comprovação do pagamento, exceto os serviços gratuitos.

Parágrafo único. Os prazos de reprodução poderão ser dilatados nos casos de necessidade de descostura de documentos, em razão de complexidade da leitura documental, qualidade da imagem ou estado de conservação dos documentos, devendo o usuário ser informado sobre a dilatação do prazo para a finalização do serviço.

Seção II

Dos Pagamentos

Art. 20. Os pagamentos dos serviços solicitados serão efetuados através de Guia de Recolhimento da União (GRU), emitida pelo Arquivo Nacional.

§ 1° Os serviços de emissão de certidão de inteiro teor e de reprodução de documentos terão seus prazos contados a partir do dia útil subsequente ao do recebimento do comprovante de pagamento da GRU, observados os prazos estabelecidos no Anexo II.

§ 2º O não pagamento nos prazos de que trata este artigo implicará no cancelamento do requerimento.

Art. 21. Os serviços não retirados após 6 meses da data da solicitação serão descartados, mesmo que tenham sido pagos.

Subseção I

Da Isenção de Pagamentos

Art. 22. Estão isentos de cobrança o requerimento de serviços relacionados no art. 1º desta Portaria por parte do Poder Público, para subsidiar a comprovação de direitos da instituição e de terceiros ou para prova em juízo e parcerias interinstitucionais:

I - as requisições de autoridades judiciárias no interesse da justiça;

II - as solicitações de autoridades administrativas, do Ministério Público ou do Congresso Nacional, no interesse da Administração Pública.

III - o fornecimento de informações ou documentos à Fazenda Pública da União, dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, ou aos outros órgãos públicos.

IV - as petições ou requerimentos apresentados com base na alínea "b" do inciso XXXIV do art. 5º da Constituição Federal, que assegura a todos, independentemente do pagamento de taxas, a obtenção de certidões em repartição pública para defesa de direitos e esclarecimento de situação de interesse pessoal; e

V - a solicitação apresentada por pessoa cuja situação econômica não lhe permita efetuar o recolhimento do valor correspondente ao serviço, declarada nos termos do art. 1º da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983.

Parágrafo único. Em caso de falsidade na declaração a que se refere a inciso V, o declarante ficará sujeito a sanções civis, administrativas e criminais previstas na legislação aplicável e vigente.

Art. 23. A isenção de pagamento deverá ser solicitada mediante requerimento contendo a indicação/descrição completa do(s) documento(s) objeto(s) do pedido, bem como da respectiva justificativa (Anexo III).

I - a Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental da Superintendência de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo do Arquivo Nacional será responsável pela análise e autorização dos pedidos protocolados na sede do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro.

II - a Coordenação de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo da Superintendência Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal será responsável pela análise e autorização dos pedidos protocolados na regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal.

III - o prazo para resposta aos pedidos de isenção será de até 10 (dez) dias úteis.

CAPÍTULO IV

33TEX DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 24. Eventuais impedimentos e alterações de prazos para atendimento aos pedidos de reprodução, emissão de certidão de inteiro teor e autenticação de documentos, mediante justificativa fundamentada das unidades executoras, deverão ser comunicados formalmente aos requerentes dos serviços.

Art. 26. Os serviços constantes dessa Portaria poderão ser solicitados de modo remoto ou presencial e as informações relativas ao atendimento devem ser consultadas no sítio eletrônico do Arquivo Nacional.

Art. 27. Os casos omissos e dúvidas surgidas na aplicação desta portaria serão dirimidos pelo Superintendente de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo em articulação com o Superintendente Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal, quando for o caso, e pelo Diretor-Geral em última instância.

Art. 28. Fica revogada a PORTARIA AN/MJSP Nº 78, DE 27 DE SETEMBRO 2022.

Art. 29. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

RICARDO BORDA D'ÁGUA DE ALMEIDA BRAGA

ANEXO II

ANEXO III

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).