PORTARIA se/mjsp Nº 1.589, de 25 de maio 2023

O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso da competência que lhe é delegada pelo inciso XI do art. 1º da Portaria MJSP nº 443, de 24 de novembro de 2021, e tendo em vista o disposto no art. 1º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:

Art. 1º Fica instituída, no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.

Art. 2º A CPAD tem as seguintes atribuições:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio de suporte da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e

V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.

VI - opinar sobre a informação produzida no âmbito de sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

VII - assessorar a autoridade classificadora ou a autoridade hierarquicamente superior opinando quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

VIII - propor o destino final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

IX - subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na Internet; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

X - propor alterações com o objetivo de aprimorar procedimentos internos de classificação, desclassificação, guarda e tramitação de documentos sigilosos; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

XI - instituir e manter Posto de Controle, para armazenar e controlar informações classificadas em grau de sigilo, em conformidade com o disposto na Instrução Normativa GSI nº 2, de 5 de fevereiro de 2013; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

XII - encaminhar cópia dos termos de classificação nos graus secreto e ultrassecreto à Comissão Mista de Reavaliação da Informação - CMRI, instituída pelo § 1º do art. 35 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

XIII - assessorar a autoridade de monitoramento de que trata o art. 40 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, nos assuntos de competência da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

XIV - elaborar propostas de orientações normativas, relacionadas aos temas de sua competência, a serem submetidas à Secretaria-Executiva para apreciação." (NR) (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

§ 1º A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput.

§ 2º A eliminação de documentos públicos será efetuada de forma a que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.

Art. 3º A CPAD será composta por servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá, e servidores das unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação.

Parágrafo único. Integram a CPAD as seguintes unidades:

I - Secretaria-Executiva, que a presidirá;

II - Gabinete do Ministro;

III - Consultoria Jurídica;

IV - Secretaria Nacional do Consumidor;

V - Secretaria Nacional de Políticas sobre Drogas e Gestão de Ativos;

VI - Secretaria Nacional de Segurança Pública;

VII - Secretaria Nacional de Assuntos Legislativos;

VIII - Secretaria Nacional de Justiça; e

IX - Secretaria de Acesso à Justiça.

Parágrafo único. Os membros titular e suplente da Comissão serão indicados pelo titular do órgão ou unidade que representam e designados em ato do Secretário-Executivo do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 4º A CPAD se reunirá em caráter ordinário, semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu presidente ou por solicitação de um terço de seus membros. (Alterado pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

"Art. 4º A CPAD se reunirá em caráter ordinário, semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu presidente ou por solicitação de qualquer um de seus membros." (NR) (Redação dada pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

§ 1º O quórum de reunião da CPAD é de maioria absoluta de seus membros, e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 2º Além do voto ordinário, o presidente da CPAD terá o voto de qualidade em caso de empate.

§ 3º Os membros da CPAD que se encontrarem no Distrito Federal se reunirão presencialmente, e os membros que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por videoconferência.

§ 4º O Presidente da CPAD poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

Art. 5º A CPAD poderá instituir grupos de trabalho, para auxiliar no desempenho de suas atribuições.

Art. 6º Os grupos de trabalho de que trata o art. 5º:

I - serão compostos por meio de ato do Presidente da CPAD, e poderão contar com especialistas sobre o tema objeto de análise, servidores públicos ou não;

II - não poderão ter mais de cinco membros;

III - terão caráter temporário e duração não superior a um ano; e

IV - estarão limitados a três, operando simultaneamente.

Art. 7º A Secretaria-Executiva da CPAD será exercida pela Coordenação de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Gestão Documental e Serviços Gerais da Subsecretaria de Administração da Secretaria-Executiva do Ministério da Justiça e Segurança Pública. (Alterado pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

"Art. 7º A Secretaria-Executiva da CPAD será exercida pela Coordenação de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Gestão Documental e Serviços Gerais da Subsecretaria de Administração da Secretaria-Executiva do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que tem as seguintes competências:  (Redação dada pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

I - receber os expedientes e deles dar conhecimento aos integrantes da CPAD; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

II - custodiar os termos de classificação de informações e dar ciência aos integrantes da CPAD, para revisão de ofício ou reavaliação, em atenção aos prazos previstos na legislação; (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

III - gerir o Posto de Controle;  (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

V - organizar as pautas, registrar as deliberações das reuniões, bem como expedir as convocações e notificações necessárias; e (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

V - elaborar as atas das reuniões e, após aprovação pela CPAD, dar-lhes publicidade." (NR) (Incluído pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

Art. 8º A divulgação de discussões em curso na CPAD ou seus membros deverá observar os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, procedendo-se, em casos omissos, à consulta prévia da Secretaria-Executiva do Ministério da Justiça e Segurança Pública, ressalvada a competência da Ouvidoria-Geral do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 9º A participação na CPAD e nos seus grupos de trabalho será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 10. Fica revogada a Portaria SE/MJSP nº 578, de 27 de maio de 2020, da Secretaria-Executiva do Ministério da Justiça e Segurança Pública.  (Alterado pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

"Art. 10. A autoridade que classificar informação, em qualquer grau de sigilo, deverá encaminhar à Secretaria-Executiva da CPAD, cópia do Termo de Classificação de Informação - TCI, no prazo de até 10 (dez) dias." (NR) (Redação dada pela Portaria SE/MJSP nº 1.599, de 20 de outubro de 2023)

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor em 1º de junho de 2023.

RICARDO CAPPELLI

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).