PORTARIA FUNAI Nº 355, de 5 de julho de 2021

O PRESIDENTE DA FUNDAÇÃO NACIONAL DO ÍNDIO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo Estatuto da Funai, aprovado pelo Decreto nº 9.010, de 23 de março de 2017 e pelo Regimento Interno da Funai, aprovado pela Portaria nº 666/PRES, de 17 de julho de 2017, em atenção ao Decreto nº 4.915, em 12 de dezembro de 2003, que institui o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal - Siga, e ao Decreto nº 10.148, de 02 de dezembro de 2019, que institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, resolve:

Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, da Fundação Nacional do Índio - Funai.

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD é o colegiado responsável por orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados na Funai, zelando pelo cumprimento da Política de Gestão Documental do órgão e de suas obrigações referentes a documentos de arquivo, nos termos da legislação vigente.

Art. 3º São competências da CPAD:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e da tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do(a) Presidente(a) da Funai;

IV - orientar as unidades administrativas da Funai em como analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

V - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo;

VI - definir procedimentos de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da Funai, visando a estabelecer prazos de guarda e destinação final de documentos de arquivo;

VII - validar e propor adaptação e atualização dos instrumentos de gestão documental, quando se fizer necessário;

VIII - coordenar o funcionamento das Comissões Regionais de Avaliação de Documentos;

IX - zelar pelo cumprimento da Política de Gestão Documental da Funai, bem como pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras;

X - elaborar e a cada 02 (dois) anos rever seu Regimento Interno.

Art. 4º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos deverá elaborar seu Regimento Interno no prazo de 45 dias corridos após o ato de designação de seus membros.

Parágrafo único. O Regimento Interno será encaminhado ao Comitê de Planejamento, Monitoramento e Avaliação - CPMA para análise e manifestação, e submetido à aprovação do Comitê Interno de Governança - CIG.

Art. 5º A CPAD será composta por membros permanentes e membros temporários:

I - membros permanentes:

a) coordenador(a) da Coordenação de Gestão Documental e Divulgação Institucional - Cogedi, o qual ficará encarregado de presidir a comissão e coordenar os trabalhos;

b) chefe do Serviço de Gestão Documental;

c) chefe do Serviço de Protocolo;

d) um representante indicado pela Coordenação de Gabinete da Diretoria de Administração e Gestão.

II - membros temporários:

§ 1º Os membros temporários serão representantes indicados pelas unidades da Funai a partir de convocação a qualquer tempo para as reuniões da CPAD pelo(a) Presidente(a) da comissão, mediante justificativa, considerando a pertinência da participação em relação aos temas discutidos na Comissão.

§ 2º O Presidente da CPAD poderá convidar profissionais de arquivologia, da ciência da informação ou outras áreas para assessorar e oferecer subsídios ao melhor desenvolvimento dos trabalhos, dos estudos e das pesquisas técnicas da Comissão, sem direito a voto.

Art. 6º Os(as) representantes dos membros da CPAD serão indicados(as) pelos(as) dirigentes máximos(as) das respectivas unidades.

§ 1º A indicação dos membros titulares e suplentes deverá ser feita em até 15 dias corridos após a publicação desta portaria.

§ 2º Para cada membro da CPAD deverá haver um(a) suplente designado(a), que o(a) substituirá em suas ausências e impedimentos.

§ 3º A substituição de um membro por sua respectiva unidade deverá ser formalizada, via ofício, à CPAD e providenciada a publicação do ato de designação assinado pelo Presidente da Funai.

§ 4º Os(as) integrantes da CPAD não deverão estar respondendo a processo administrativo disciplinar.

§ 5º Os membros da CPAD serão designados por ato do Presidente da Funai, pelo período de dois anos, podendo seus membros serem reconduzidos por igual período.

Art. 7º A CPAD se reunirá ordinariamente uma vez por mês e, extraordinariamente, sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de pelo menos um terço de seus membros permanentes ou temporários.

§ 1º As reuniões serão realizadas, preferencialmente por videoconferência, na hipótese de haver membros que se encontrem em entes federativos diversos.

§ 2º As convocações especificarão o horário de início e o horário limite de término da reunião.

§ 3º Na hipótese de a duração máxima da reunião ser superior a duas horas, será especificado um período máximo de duas horas no qual poderão ocorrer as votações.

§ 4º Na hipótese de ser demonstrada, de modo fundamentado, a inviabilidade ou a inconveniência de se realizar a reunião por videoconferência, deverão ser estimados no início do exercício vigente os gastos com diárias e passagens dos membros do colegiado, e comprovada a disponibilidade orçamentária e financeira para o exercício em curso.

Art. 8º O quórum mínimo das reuniões será de maioria absoluta de seus membros permanentes e o quórum de aprovação é de maioria simples.

Art. 9º Ao Presidente cabe o voto ordinário quando o número de membros presentes for ímpar, e o voto ordinário e o de qualidade, quando o número de membros presentes for par.

Art. 10. Ao final das reuniões ordinárias e extraordinárias, deverá ser elaborada ata de registro com todas as deliberações, a qual será assinada pelos participantes e divulgada em meio eletrônico, no máximo, 24 horas após a conclusão dos trabalhos.

Art. 11. Trimestralmente será elaborado relatório parcial com as deliberações ocorridas no período e, ao final de cada exercício, relatório final consolidado a ser encaminhado para a Presidência e para as Diretorias da Funai.

CAPÍTULO II

COMISSÕES REGIONAIS

Art. 12. A CPAD poderá solicitar ao Presidente da Funai a constituição de Comissões Regionais de Avaliação de Documentos, para a implementar a Política de Gestão Documental e cumprir as funções da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no âmbito das Coordenações Regionais da Funai.

§ 1º A CPAD deverá avaliar a pertinência da criação de um Comissão Regional, definindo a área de abrangência e o período de duração, e articular a elaboração de proposta de ato normativo, a qual deverá estar acompanhada da exposição de motivos e encaminhada para análise e deliberação por parte do Presidente da Funai.

§ 2º Caberá à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos orientar sobre os procedimentos técnicos para o funcionamento das Comissões Regionais.

§ 3º A instituição das Comissões Regionais de Avaliação de Documentos será feita pelo Presidente da Funai e serão obedecidas as normas legais e regulamentares pertinentes à criação de colegiados.

Art. 13. As Comissões Regionais de Avaliação de Documentos terão como competências:

I - executar os trabalhos relativos à avaliação e destinação dos documentos de suas respectivas jurisdições;

II - elaborar proposta de plano de descarte, incluindo Listagens de Eliminação de Documentos e Termos de Eliminação de Documentos, relativos às suas respectivas jurisdições, para apresentação à CPAD;

III - identificar necessidades e consolidar proposições a serem apresentadas à CPAD, visando à melhoria da gestão documental em suas respectivas áreas de atuação.

Art. 14. As Comissões Regionais de Avaliação de Documentos serão compostas por:

I - coordenador(a) Regional;

II - chefe do Serviço de Apoio Administrativo - Sead da Coordenação Regional;

III - chefe do Núcleo de Protocolo da Coordenação Regional.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. Compete à Coordenação-Geral de Gestão Estratégica - CGGE prestar o apoio técnico-administrativo necessário ao efetivo funcionamento da Comissão.

Art. 16. A participação na CPAD será considerada de relevante interesse público e não enseja qualquer tipo de remuneração.

Art. 17. Fica vedada a possibilidade de criação de subcomissão por ato da CPAD.

Art. 18. Fica vedada a divulgação de procedimentos em curso sem a prévia anuência da Presidência da Funai.

Art. 19. Ficam revogadas:

I - a Portaria nº 79/Dages, de 10 de outubro de 2018;

II - a Portaria nº 18/Dages, de 13 de março de 2020.

Art. 20. Esta Portaria entra em vigor no dia 2 de agosto de 2021.

MARCELO AUGUSTO XAVIER DA SILVA

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).