PORTARIA SE/MJSP Nº 1606, 3 de julho de 2024

O SECRETÁRIO EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso de suas atribuições previstas no art. 142, da Portaria MJSP nº 260, de 28 de dezembro de 2022, e no art. 1º, inciso XXXIV, da Portaria MJSP nº 665, de 24 de junho de 2024, e tendo em vista o disposto no art. 23, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, no Decreto nº 11.462, de 31 de março de 2023, e na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, resolve:

Art. 1º Ficam regulamentados o processo administrativo e as diretrizes para a realização de pesquisa de preços para aquisição de bens e contratação de serviços no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 2º A pesquisa de preços tem como objetivos mínimos:

I - fixar o valor máximo admissível que a administração pública federal está disposta a contratar;

II - delimitar os recursos orçamentários necessários à licitação;

III - auxiliar na apuração da necessidade de realizar processo licitatório destinado exclusivamente à participação de microempresas e empresas de pequeno porte nos itens ou lotes de licitação cujo valor se enquadre nos limites previstos no Decreto nº 8.538, de 6 de outubro de 2015;

IV - identificar sobrepreço em itens de planilhas de custos;

V - identificar jogos de planilhas;

VI - conferir maior segurança na análise da exequibilidade da proposta ou de itens da proposta;

VII - impedir a contratação acima do preço praticado no mercado;

VIII - servir de parâmetro objetivo para julgamento das ofertas apresentadas;

IX - garantir a seleção da proposta mais vantajosa para a administração pública federal;

X - auxiliar o gestor a identificar a necessidade de negociar os preços registrados em ata com os fornecedores, em virtude da exigência de pesquisa periódica;

XI - servir de parâmetro nas renovações contratuais;

XII - subsidiar decisão do pregoeiro para desclassificar as propostas apresentadas que não estejam em conformidade com os requisitos estabelecidos no edital;

XIII - aferir a vantagem econômica das adesões às atas de registro de preços;

XIV - auxiliar na definição dos critérios de recebimento do objeto a ser contratado; e

XV - auxiliar a justificativa de preços na contratação direta.

Art. 3º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - valor máximo admissível: valor obtido a partir de método estatístico aplicado em série de preços coletados, devendo desconsiderar, na sua formação, os valores inexequíveis, os inconsistentes e os excessivamente elevados;

II - sobrepreço: preço orçado para licitação ou preço contratado em valor expressivamente superior aos preços referenciais de mercado, seja de apenas um item, se a licitação ou a contratação for por preços unitários de serviço, seja do valor global do objeto, se a licitação ou a contratação for por tarefa, empreitada por preço global ou empreitada integral;

III - valor expressivamente elevado/superior: valor que seja 25% (vinte e cinco por cento) superior ao valor máximo admissível na pesquisa;

IV - preço inexequível: preço menor que o resultado da média das propostas subtraído do desvio padrão; e

V - preço inconsistente: preço incoerente em relação à quantidade e qualidade do item pesquisado.

Art. 4º A pesquisa de preços será materializada em documento próprio, devendo conter, no mínimo:

I - descrição do objeto a ser contratado;

II - justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável;

III - identificação do(s) agente(s) responsável(veis) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento, com a devida assinatura dos responsáveis;

IV - caracterização das fontes consultadas;

V - série de preços coletados;

VI - método estatístico aplicado para a definição do valor estimado;

VII - memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e

VIII - justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o art. 5º, inciso IV, desta Portaria.

Art. 5º A pesquisa de preços será realizada com observância das orientações contidas nos Anexos I, II e III desta Portaria e a utilização dos seguintes parâmetros:

I - composição de custos unitários menores ou iguais à mediana do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente;

II - contratações similares feitas pela administração pública federal, em execução ou concluídas no período de um ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;

III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo Federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até seis meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e hora de acesso;

IV - pesquisa direta com, no mínimo, três fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de seis meses de antecedência da data de divulgação do edital; ou

V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até um ano anterior a data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística de Pesquisa de Preços da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

§ 1º Para comprovação da realização da pesquisa de preços, com base nos parâmetros de pesquisa dos incisos I ao V deste artigo é necessário anexar aos autos cópias legíveis dos relatórios emitidos pelos sítios eletrônicos, portais e ferramentas governamentais, plataformas privadas que disponibilizem serviços de pesquisa, dos contratos e das atas de registro de preços vigentes, firmados por outros órgãos públicos, das páginas consultadas nos sítios eletrônicos especializados e da resposta obtida junto ao fornecedor, ainda que se trate de manifestação de desinteresse de ofertar cotação.

§ 2º Quando a pesquisa de preços for realizada nos termos do inciso IV, do caput deste artigo, deverão ser observados os seguintes requisitos:

I - compatibilidade entre o prazo de resposta conferido ao fornecedor e a complexidade do objeto a ser licitado ou contratado;

II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:

a) descrição do objeto, valor unitário e total;

b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;

c) endereço físico, e-mail e telefone de contato;

d) data de emissão;

e) nome completo e identificação do responsável; e

f) informação aos fornecedores das características da contratação contidas neste artigo, com vistas à melhor caracterização das condições comerciais praticadas para o objeto a ser contratado; e

III - registro, nos autos, da contratação correspondente e da relação de fornecedores que, embora consultados, não enviaram cotação.

§ 3º Os parâmetros poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser priorizados os previstos nos incisos I e II, do caput deste artigo.

§ 4º A impossibilidade de utilização prioritária dos parâmetros previstos nos incisos I e II, do caput deste artigo deverá ser justificada e comprovada mediante a juntada de documentos que evidenciem ter havido efetiva tentativa do emprego de tais parâmetros.

§ 5º A pesquisa de preços realizada, exclusivamente, com a utilização do parâmetro previsto no inciso IV do caput deste artigo, somente será admitida quando comprovada a inviabilidade de utilização dos demais parâmetros neles previstos, devendo ser apensados ao processo, documentos que comprovem tal impossibilidade.

§ 6º Será admitido, de maneira excepcional, o valor máximo admissível com base em orçamento fora do prazo estipulado no inciso II, do caput deste artigo, desde que devidamente justificado nos autos pelo agente responsável e observado o índice de atualização de preços correspondente.

Art. 6º O procedimento administrativo da pesquisa de preços poderá ser elaborado diretamente no sistema de pesquisa de preços (compras.gov.br) e formalizado por meio de Nota Técnica com as informações mínimas definidas no art. 3º, da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, devendo o Relatório de Pesquisa de Preços, extraído do referido sistema, ser acostado aos autos juntamente com os documentos comprobatórios, tais como memória de cálculo do valor estimado com os critérios e parâmetros utilizados, planilhas, pesquisas na internet, prints de tela, e-mails ou outros, conforme os ditames do Caderno de Logística de Pesquisa de Preços.

Parágrafo único. O referido Relatório de Pesquisa de Preços poderá substituir a planilha com mapa comparativo de preços citada no art. 15 desta Portaria, cujo modelo consta do Anexo II.

Art. 7º Os preços coletados deverão ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores, devendo ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, formas de pagamento, fretes, garantias exigidas, marcas e modelos, quando for o caso.

§ 1º Para a definição do valor máximo admissível deverá ser utilizada metodologia coeficiente de variação, como análise inicial dos preços encontrados, bem como método do desvio padrão, onde serão desconsiderados os preços inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados, devendo a unidade responsável pela realização da pesquisa utilizar a metodologia mais vantajosa para a administração pública federal, avaliados os cenários obtidos de ambos os métodos.

§ 2º Os cálculos necessários para obtenção das metodologias citadas no § 1º deste artigo, deverão ser aplicados conforme o exposto no Anexo II - D desta Portaria.

§ 3º Mediante justificativa técnica, a unidade requisitante poderá utilizar outro critério ou metodologia para desconsiderar os preços excessivamente elevados e inexequíveis, devendo apresentar fundamentação da metodologia, com memória de cálculo, aplicada no processo administrativo.

§ 4º O preço poderá deixar de ser considerado inexequível ou inconsistente, quando a tecnologia empregada seja a justificativa para o valor mais barato.

§ 5º Havendo previsão de matriz de alocação de riscos entre o contratante e o contratado, o cálculo do valor estimado da contratação poderá considerar taxa de risco compatível com o objeto da licitação e os riscos atribuídos ao contratado, de acordo com a metodologia estabelecida no Caderno de Logística de Pesquisa de Preços.

Art. 8º Para a obtenção do valor máximo admissível, serão utilizados como metodologia a média, a mediana ou o menor dos preços obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais parâmetros previstos do art. 5º desta Portaria, desconsiderados os preços inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados.

§ 1º Quando o valor máximo admissível for obtido com base única no art. 5º, inciso I desta Portaria, o valor não poderá ser superior à mediana do item nos sistemas consultados.

§ 2º Excepcionalmente, mediante justificativa e autorização da autoridade competente da unidade requisitante responsável pela pesquisa, serão admitidas outras metodologias para a obtenção do valor máximo admissível distintas daquelas previstas no caput deste artigo, assim como pesquisas com menos de três preços.

§ 3º Nas hipóteses em que a pesquisa obtiver menos de três preços, deverá ser utilizada a metodologia menor preço em detrimento da média, ou justificar a utilização desta.

§ 4º Com base no caput deste artigo, o valor máximo admissível da contratação poderá ser obtido, ainda, acrescentando ou subtraindo determinado percentual, justificada a metodologia de maneira técnica, de forma a aliar a atratividade do mercado e mitigar o risco de sobrepreço.

Art. 9º Para subsidiar a comprovação de que o valor do contrato de serviços continuados permanece economicamente vantajoso para a administração pública federal, com a finalidade de viabilizar a prorrogação do respectivo prazo de vigência, a unidade requisitante deverá, se for o caso, observar as regras gerais estabelecidas nesta Portaria, bem como as diretrizes estabelecidas na Orientação Normativa AGU nº 60, de 29 de maio de 2020, e na Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022.

Art. 10. Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, aplica-se o disposto no art. 5º desta Portaria.

Parágrafo único. A possibilidade de a administração pública federal contratar diretamente não a isenta de comprovar a regularidade dos preços e de desconsiderar propostas com valores excessivamente elevados, inexequíveis ou inconsistentes, mediante justificativa circunstanciada da autoridade competente da unidade requisitante.

Art. 11. A correta caracterização das hipóteses de dispensa de licitação em razão do valor, previstas no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, pressupõe uma ampla e criteriosa pesquisa de preços no mercado.

Art. 12. Na hipótese de aquisições e serviços por dispensa de licitação, fundamentadas no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 1º de abril 2021, as unidades gestoras integrantes do Sistema de Serviços Gerais - Sisg deverão, preferencialmente, realizar contratações sob a forma eletrônica, conforme disposto na legislação vigente.

Art. 13. Nas contratações por dispensa de licitação para a contratação de bens e serviços, previstas no art. 75, incisos I e II, da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, quando, motivadamente, não realizadas sob a forma eletrônica, a unidade requisitante deverá utilizar o menor preço ofertado por fornecedor, após comparação com o referencial apurado na pesquisa.

Art. 14. Os processos de contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação deverão ser instruídos com a devida justificativa de que o preço ofertado à administração pública federal é condizente com o preço praticado em mercado.

§ 1º Quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida no art. 5º desta Portaria, a justificativa de preços será dada com base em valores de contratações de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, no período de até um ano anterior à data da contratação pela administração pública federal, ou por outro meio idôneo.

§ 2º Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preços de que trata o § 1º deste artigo poderá ser realizada com objetos semelhantes de mesma natureza, devendo apresentar especificações técnicas que demonstrem similaridade com o objeto pretendido.

§ 3º Caso a justificativa de preços aponte para a possibilidade de competição no mercado, fica vedada a contratação por inexigibilidade.

Art. 15. A unidade requisitante deverá elaborar planilha com mapa comparativo de preços, conforme modelo constante do Anexo II desta Portaria, a depender da metodologia escolhida, bem como preencher lista de checagem constante do Anexo III desta Portaria.

Parágrafo único. Realizado o disposto no caput deste artigo, deverá a unidade requisitante consolidar as informações da pesquisa de preços em documento formal, instruir o processo com o mapa comparativo de preços e documentações comprobatórias, devidamente assinados pelos responsáveis, e encaminhar à unidade licitante.

Art. 16. Compete à unidade de Conformidade de Pesquisa de Preços ou unidade equivalente de licitação, analisar a documentação de instrução da pesquisa de preços e atestar a sua conformidade com as diretrizes desta Portaria e da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, não adentrando, porém, nas justificativas técnicas das unidades requisitantes para a determinação do valor máximo admissível da contratação.

Art. 17. Os preços de itens que constem nos catálogos de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC com condições padronizadas, publicadas pela Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, deverão ser utilizados como valor máximo admissível, salvo se a pesquisa de preços realizada resultar em valor inferior.

§ 1º As estimativas de preços constantes em modelos de contratação de soluções de TIC, publicadas pela Secretaria de Governo Digital do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, poderão ser utilizadas como valor máximo admissível.

§ 2º Os valores obtidos na pesquisa de preços deverão ser contrapostos aos valores apresentados no catálogo, devendo-se escolher o que for mais econômico ou vantajoso para a administração pública federal.

Art. 18. Na pesquisa de preços relativa às contratações de prestação de serviços com dedicação de mão de obra exclusiva, será aplicado o disposto na Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022, observando, no que couber, o disposto nesta Portaria.

Art. 19. O valor máximo admissível a ser praticado na contratação poderá assumir valor distinto do valor encontrado na pesquisa de preços feita na forma desta Portaria, desde que haja justificativa e motivação inserida no processo.

Art. 20. Desde que justificado, o orçamento estimado da contratação poderá ter caráter sigiloso, sem prejuízo da divulgação do detalhamento dos quantitativos e das demais informações necessárias para a elaboração das propostas, salvo na hipótese de licitação cujo critério de julgamento seja por maior desconto.

Parágrafo único. O sigilo não prevalecerá para os órgãos de controle interno e externo.

Art. 21. O disposto nesta Portaria não se aplica a obras e serviços de engenharia.

Art. 22. Os casos omissos serão tratados pela unidade licitante do Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 23. Fica facultada a aplicação do disposto nesta Portaria às entidades vinculadas ao Ministério da Justiça e Segurança Pública.

Art. 24. Fica revogada a Portaria SE/MJSP nº 449, de 18 de maio de 2021.

Art. 25. Esta Portaria entra em vigor em 1º de agosto de 2024.

MANOEL CARLOS DE ALMEIDA NETO

ANEXO I

ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO DA PESQUISA DE PREÇOS

A pesquisa de preços possui como objetivo estimar o custo do objeto a ser contratado/adquirido para definição dos recursos orçamentários necessários e estabelecer o valor máximo admissível a ser utilizado para o julgamento dos preços ofertados no processo licitatório. Dessa forma, se torna imprescindível atentar-se para os regramentos estabelecidos para a realização da pesquisa de preços, estabelecidas na legislação vigente e nas seguintes orientações:

1. Das definições

Para melhor compreensão desta Portaria, é necessário padronizar as seguintes definições:

1.1 Unidade requisitante: unidade responsável por especificar o objeto a ser contratado ou adquirido e por realizar a pesquisa de preços, determinando o valor máximo admissível.

1.2 Preço de referência: valor obtido a partir de método estatístico (média, mediana, menor preço ou outro) aplicado em série de preços válidos coletados na pesquisa de mercado.

1.3 Mapa comparativo de preços: planilha com o resultado compilado da pesquisa de preços realizada, contendo os preços do objeto por item e global.

1.4 Unidade responsável pela conformidade da pesquisa de preços ou unidade equivalente: unidade ligada à autoridade licitante, responsável por verificar se a pesquisa seguiu o rito estabelecido na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, bem como o que estabelece a presente Portaria, não adentrando nas justificativas técnicas de oportunidade e conveniência utilizadas para definir o valor máximo admissível. Caso o órgão não possua unidade específica em sua estrutura, tais atribuições são atinentes à unidade licitante.

1.5 Autoridade competente pela pesquisa: autoridade da unidade requisitante, responsável pela justificativa e aprovação das excepcionalidades previstas nesta Portaria.

1.6 Autoridade licitante: autoridade responsável pelo processo licitatório.

1.7 Análise crítica primária: exame minucioso de dados efetuado pela área técnica demandante acerca dos resultados obtidos na pesquisa, perfazendo-se em: critério valorativo, devendo-se observar similaridade entre os preços dos itens pesquisados; critério qualitativo, devendo-se aferir similaridade entre objeto pesquisado e objeto demandado; e critério quantitativo, devendo-se pugnar por pesquisas que detenham quantidades similares ou próximas às necessidades reais do órgão.

1.8 Análise crítica secundária: aplicação do método de dispersão de preços, objetivando a eliminação de resultados não homogêneos da cesta de preços.

1.9 Média: obtém-se somando os valores de todos os dados e dividindo a soma pelo número de dados.

1.10 Mediana: depois de ordenados os valores por ordem crescente ou decrescente, a mediana é o valor que ocupa a posição central, se a quantidade desses valores for ímpar, ou a média dos dois valores centrais, se a quantidade desses valores for par.

1.11 Coeficiente de Variação: Método estatístico que fornece a oscilação dos dados obtidos em relação à média. Quanto menor for o seu valor, mais homogêneos serão os dados.

1.12 Desvio padrão: medida que expressa o grau de dispersão de um conjunto de dados. Quanto maior o desvio padrão, maior a dispersão nos dados. O desvio padrão indica o quanto um conjunto de dados é uniforme. Quanto mais próximo de "0" for o desvio padrão, mais homogêneo são os dados.

1.13 Jogo de Planilha: ocorrência de alterações quantitativas na planilha contratual, por meio de acréscimos, decréscimos, supressões ou inclusões de serviços e materiais, bem como de variações de preços nas medições, que modifiquem o ponto de equilíbrio econômico-financeiro, sem justificativa adequada, causando danos ao erário.

2. Da abrangência da Portaria

2.1 O disposto nesta Portaria aplicar-se-á a todo procedimento licitatório a ser efetuado no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública e facultativamente para as entidades vinculadas ao Ministério da Justiça e Segurança Pública, bem como para fins de aferição da vantajosidade de manutenção dos contratos prorrogáveis, se for o caso, ou de adesão à ata de registro de preços.

2.2 Aplicam-se as disposições constantes nesta Portaria aos procedimentos de dispensa e de inexigibilidade de licitação, no que couber, sem prejuízo das disposições contidas na Orientação Normativa AGU nº 17, de 1º de abril de 2009.

2.3 A presente Portaria não se aplica aos casos definidos na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, e a outros que, por expressa determinação legal ou regulamentar, estejam dispensados da obrigatoriedade da realização da pesquisa de preços.

3. Da orientação do Tribunal de Contas da União

3.1 A unidade requisitante, conforme orientação do Tribunal de Contas da União, deverá consultar o maior número de fontes possíveis, de modo a possibilitar que a pesquisa de preços reflita o real comportamento do mercado, levando em conta diversas origens, como, por exemplo, contratos anteriores do próprio órgão e os firmados por outros órgãos públicos, valores registrados no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - Siasg, nas atas de registro de preços da administração pública federal e cotações com fornecedores (Acórdãos nº 2.318/2014 - Plenário e nº 2.816/2014 - Plenário).

3.2 Caberá à unidade requisitante analisar criticamente os dados fornecidos para a elaboração da cesta de preços, demonstrando a compatibilidade com o objeto a ser contratado, considerando todos os fatores que influenciam na formação dos custos, como, por exemplo, quantitativo, sazonalidade, variação cambial, especificação técnica etc. (Acórdãos nº 2.318/2014 - Plenário e nº 2.816/2014 - Plenário).

4. Dos parâmetros de pesquisa

Para a elaboração da pesquisa de preços, deverão ser considerados os seguintes parâmetros e orientações:

4.1 Parâmetro I - Sistemas Oficiais de Governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, disponíveis nos endereços eletrônicos <https://paineldeprecos.planejamento.gov.br/> e <http://bps.saude.gov.br/login.jsf>

4.1.1 Cabe à unidade requisitante analisar as alternativas apresentadas no painel de preços e, de acordo com a oportunidade e conveniência, elaborar uma cesta de preços aceitável, condizente com as especificações técnicas e gerais do objeto, sendo necessário efetuar análise qualitativa e crítica das informações e dados fornecidos pelo Painel.

4.1.2 Na instrução do processo administrativo deverá ser demonstrada a compatibilidade dos dados pesquisados com o objeto da contratação ou prorrogação.

4.2 Parâmetro II - pesquisa por meio de contratações similares de outros entes públicos

4.2.1 Para a utilização deste parâmetro, deverão ser utilizados, na pesquisa, contratos administrativos, ou seus respectivos termos aditivos, que se encontrem em execução ou concluídos no período de um ano anterior à data da pesquisa de preços, sendo ainda possível a utilização de sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente.

4.2.2 É necessário efetuar análise qualitativa, quantitativa e crítica das informações coletadas, a fim de comprovar a validade dos preços e sua compatibilidade e adequação em relação ao objeto da contratação ou prorrogação.

4.3 Parâmetro III - pesquisa com base em publicações em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso

4.3.1 Mídia especializada: esse método de pesquisa não necessariamente deve ser vinculado a um portal de internet, mas a outros meios, tais como: jornais, revistas, estudos, desde que haja notório e amplo reconhecimento no meio em que se encontra inserida.

4.3.2 Sítio eletrônico especializado: caracteriza-se pelo fato de estar vinculado necessariamente a um portal na internet com a utilização de ferramentas de busca de preços ou tabela com listas de preços, atuando de forma exclusiva ou preponderante, na análise de preços de mercado, desde que haja um notório e amplo reconhecimento no âmbito de sua atuação.

4.3.3 Sítio eletrônico de domínio amplo: sítio eletrônico presente no mercado nacional de comércio eletrônico ou de fabricante do produto, detentor de boa credibilidade no ramo de atuação, desde que seja uma empresa legalmente estabelecida. Sempre que possível, a pesquisa deve recair em sítios eletrônicos seguros, detentores de certificados que venham a garantir que estes são confiáveis e legítimos.

4.3.4 A pesquisa não poderá considerar preços com descontos ou advindos de promoções concedidas nos sítios eletrônicos pesquisados, devendo levar em consideração também o custo do frete.

4.3.5 Os itens oriundos da pesquisa realizada por este parâmetro devem ser contabilizados com o valor do frete, sendo este calculado sobre as quantidades totais de itens apresentadas em Termo de Referência (TR), Projeto Básico (PB) ou Estudo Técnico Preliminar (ETP), visto que o valor do frete varia de acordo com as quantidades solicitadas. Feito isto, deve-se dividir o valor do frete pela quantidade total de itens e, depois, somar o valor resultante com o valor do item em si.

4.3.6 Deverá ser demonstrada na instrução do processo administrativo a compatibilidade dos dados pesquisados com o objeto licitado ou contratado.

4.4 Parâmetro IV - pesquisa com os fornecedores

4.4.1 As solicitações de orçamento junto aos fornecedores deverão ser realizadas formalmente, por meio de ofício ou mensagem eletrônica, os quais deverão ser juntados aos autos como comprovantes, mesmo nos casos em que não lograrem êxito.

4.4.2 Nas solicitações de orçamento deve constar a necessidade de as propostas serem acompanhadas das informações detalhadas concernentes às especificações e aos critérios de fornecimento dos bens ou serviços pretendidos, como por exemplo, prazo, local de entrega, quantidade, frete, garantia, deslocamento de pessoal, encargos trabalhistas, previdenciários, fiscais ou quaisquer outras obrigações que possam incidir direta ou indiretamente sobre o objeto.

4.4.3 O(s) responsável(veis) pela formalização da consulta deverá assegurar a isonomia entre os fornecedores consultados, prestando as mesmas informações, esclarecimentos e documentação, se for o caso, necessários para produção da proposta de preços.

4.4.4 Deverá ser concedido prazo razoável para o recebimento do orçamento, a depender da complexidade do objeto, não podendo ser inferior a cinco dias úteis, a contar da data da solicitação.

4.4.5 Serão admitidas as propostas que tenham sido obtidas com até seis meses de antecedência da data de divulgação do edital, observando-se os requisitos mínimos apontados no art. 4º, VII e art. 5º, § 2º, desta Portaria.

4.4.6 Caso o orçamento proposto ultrapasse o prazo estabelecido no item 4.4.5, será solicitado um novo ou a sua revalidação, mediante declaração do representante legal do fornecedor, mantendo as mesmas condições apresentadas anteriormente.

4.4.7 Nos casos em que a unidade requisitante utilizar somente os parâmetros III ou IV, será necessário justificar o insucesso na busca por preços por meio dos parâmetros I e II, apresentando, respectivamente, imagens capturadas das telas de busca do painel de preços ou do portal de compras (descrição completa do objeto, preço unitário e data de validade) e documentos ou e-mails de resposta dos entes públicos, respeitando o prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado, o qual não será inferior a cinco dias úteis.

4.4.8 Os documentos comprobatórios deverão ser acostados aos autos, preferencialmente, organizados em arquivo compactado, cujas pastas devem ser nomeadas com os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços, facilitando a conferência, bem como o controle interno e externo, se for o caso.

4.5 Parâmetro V - notas fiscais eletrônicas

4.5.1 Notas fiscais/empenho que estejam dentro do período de um ano entre a pesquisa de preços e a emissão das notas fiscais.

5. Das metodologias de estabelecimento do valor máximo admissível

5.1 O valor máximo admissível da contratação será obtido pelas metodologias média, mediana ou o menor dos preços encontrados. O Anexo II desta Portaria, traz os modelos dos mapas comparativos de preços pelos métodos indicados - média, mediana e menor preço.

5.2 A definição do método para estabelecer o valor máximo admissível para a aquisição/contratação é tarefa discricionária do gestor público. Assim, em razão de ser suscetível aos valores extremos, a média é utilizada normalmente quando os dados estão dispostos de forma homogênea. A mediana é o valor do meio que separa a metade maior da metade menor no conjunto de dados. Ela é menos influenciada por valores muito altos ou muito baixos, normalmente adotada em casos nos quais os dados são apresentados de forma mais heterogênea. O menor preço deve ser utilizado quando for mais vantajoso que fazer uso da média ou da mediana, ou quando da pesquisa restarem apenas dois preços válidos.

5.3 A metodologia Coeficiente de Variação deverá ser aplicada à cesta de preços obtida na pesquisa para aferição da homogeneidade dos valores. O coeficiente de variação fornece a oscilação dos dados obtidos em relação à média. Quanto menor for o seu índice, mais homogêneos serão os dados. Um coeficiente de variação igual ou inferior a 25% (vinte e cinco por cento) demonstrará que a cesta é homogênea. Feita essa avaliação, deve-se aplicar método estatístico escolhido (média, mediana ou menor preço) sobre os resultados. Ato contínuo, deve-se aplicar também a metodologia Desvio Padrão aos mesmos preços, com intuito de expurgar valores excessivos e inexequíveis. Feita essa avaliação, deve-se aplicar método estatístico escolhido e justificado (média, mediana ou menor preço) sobre os resultados.

5.4 Estando o gestor de posse dos cenários apresentados por ambas as metodologias, deverá escolher o resultado que representar maior vantagem para a administração pública federal, perfazendo-se este como valor máximo admissível final da pesquisa.

5.5 A vantajosidade para adesão à ata de registro de preços restará comprovada na medida em que a administração pública federal contratante ou aderente demonstrar cabalmente que o preço registrado é compatível com os preços praticados no mercado no qual serão adquiridos os bens ou serviços.

5.6 Quando realizada a pesquisa de preços para fins de prorrogação de vigência contratual, a unidade requisitante deverá demonstrar a vantajosidade com a metodologia de média, mediana ou menor preço, com o objetivo de demonstrar que a continuidade do contrato é mais vantajosa que a realização de nova licitação, desconsiderando os valores inexequíveis e os excessivamente elevados, em conformidade com o art. 105, da Lei nº 14.133, de 1º de abril 2021, e do Anexo IX, item 4, da Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022.

5.7 Em se tratando de contratações por itens agrupados, deverá ser comprovada a vantajosidade de cada item que compõe o grupo e não somente a do valor global, podendo a administração pública federal negociar os valores contratados.

6. Da necessidade de análise crítica dos dados coletados/preços excessivamente elevados e inexequíveis

6.1 A unidade requisitante deverá avaliar, de forma crítica, a pesquisa de preços obtida junto ao mercado, em especial quando houver grande variação entre os valores apresentados. Os critérios e parâmetros a serem analisados devem ser os próprios preços encontrados na pesquisa, a partir de ordenação numérica na qual se busque excluir, sendo o caso, motivadamente, aqueles que mais se destoam dos demais preços pesquisados.

6.2 As propostas de preços inexequíveis e excessivamente elevadas deverão ser desconsideradas antes da definição do valor máximo admissível da contratação, utilizando-se como base de cálculo o desvio padrão ou coeficiente de variação, conforme Anexo II - D e os critérios do art 7º, § 1º desta Portaria.

6.3 O Anexo II desta Portaria traz modelo de planilha para exclusão de propostas inexequíveis e excessivamente elevadas considerando o método de desvio padrão, bem como fórmula de aplicação do coeficiente de variação. Entretanto, excepcionalmente, se justificado e autorizado pela unidade requisitante, poderá ser utilizado outro critério para desconsiderar ou não os preços destoantes da pesquisa, a fim de definir o preço que melhor represente aqueles praticados no mercado.

6.4 A unidade requisitante deverá, ainda, atestar que as fontes de consulta utilizadas para a elaboração da pesquisa de preços atendam às especificações previstas no Termo de Referência (TR), Projeto Básico (PB) ou Estudo Técnico Preliminar (ETP). No caso de atendimento parcial às especificações do TR ou PB, a área técnica deverá justificar a escolha dos preços utilizados na pesquisa, descrevendo as divergências encontradas e declarando que não comprometem a definição do valor máximo admissível do objeto.

6.5 A unidade requisitante deverá apresentar a correlação entre os objetos, nos casos de nomenclaturas diversas para o objeto comparado na pesquisa, e demonstrar a equivalência entre eles.

7. Do mapa comparativo de preços

7.1 O mapa comparativo de preços deve demonstrar a forma de aferição do valor máximo admissível do objeto a ser contratado, devendo ser aprovado pela autoridade da unidade requisitante, responsável pela pesquisa.

8. Das pesquisas de preços aplicadas à Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022

8.1 Conforme art. 18 desta Portaria, na pesquisa de preços relativa às contratações de prestação de serviços com dedicação de mão de obra exclusiva, aplica-se o disposto na Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, atualizada pela Instrução Normativa SEGES/ME nº 98, de 26 de dezembro de 2022, observando, no que couber, o disposto nesta Portaria. Nestes casos, a pesquisa deve observar as seguintes diretrizes:

a) refinar, se for necessário, a estimativa de preços ou meios de previsão de preços estimados realizados nos Estudos Técnicos Preliminares; e

b) no caso de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, o custo estimado da contratação deve contemplar o valor máximo global e mensal estabelecido em decorrência da identificação dos elementos que compõem o preço dos serviços, definidos da seguinte forma:

b.1) por meio do preenchimento da planilha de custos e formação de preços, observados os custos dos itens referentes ao serviço, podendo ser motivadamente dispensada naquelas contratações em que a natureza do seu objeto torne inviável ou desnecessário o detalhamento dos custos para aferição da exequibilidade dos preços praticados;

b.2) por meio de fundamentada pesquisa de preços praticados no mercado em contratações similares; ou, ainda, por meio da adoção de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros equivalentes, se for o caso; e

b.3) previsão de regras claras quanto à composição dos custos que impactem no valor global das propostas das licitantes, principalmente no que se refere a regras de depreciação de equipamentos a serem utilizados no serviço.

9. Da nota técnica da pesquisa de preços

9.1 A unidade requisitante deverá consolidar o processo de pesquisa de preços em nota técnica ou documento similar, nos termos do art. 4º desta Portaria, demonstrando no mínimo:

a) os parâmetros utilizados para a pesquisa de preços;

b) a metodologia empregada para a obtenção do valor máximo admissível;

c) a compilação dos dados da pesquisa;

d) a menção aos documentos comprobatórios válidos que subsidiaram a pesquisa de preços;

e) as justificativas técnicas julgadas necessárias;

f) a referência ao mapa comparativo de preços;

g) a indicação dos valores unitários ou mensal e total ou global;

h) a indicação das autorizações indispensáveis para a contratação;

i) a demonstração da vantajosidade, quando for o caso; e

j) a conclusão, assinalando expressamente o valor máximo admissível.

10. Da responsabilização dos analistas e da autoridade encarregada da pesquisa de preços

10.1 A realização da pesquisa de preços incumbe à unidade requisitante da contratação, uma vez que é a unidade que mais conhece o objeto a ser contratado ou adquirido e que normalmente faz a gestão do macroprocesso no qual o objeto está inserido.

10.2 É obrigatória a identificação do servidor responsável pela cotação de preços e a sua assinatura nos documentos de sua autoria.

10.3 A existência de um setor responsável pela pesquisa de preços de bens e serviços a serem contratados pela administração pública federal não isenta o pregoeiro, a comissão de licitação e a autoridade competente de homologar o procedimento licitatório e de verificar se efetivamente os preços ofertados estão de acordo com os praticados.

11. Das demais orientações e fontes de consulta

11.1 As orientações apresentadas foram baseadas no Caderno de Logística de Pesquisa de Preços da Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos e no Manual de Orientação de Pesquisa de Preços da Secretaria de Controle Interno do Superior Tribunal de Justiça, que poderão ser aplicados, subsidiariamente.

ANEXO II

MODELOS DOS MAPAS COMPARATIVOS DE PREÇOS

Anexo II-A

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Anexo II-B

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Anexo II-C

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Anexo II-D

Processo:

Objeto:

unidade requisitante:

Item(ns):

Fórmula do Coeficiente de Variação:

CV = (DP/MA) x 100

Sendo:

DP = Desvio Padrão

MA = Média aritmética dos preços

Anexo II - E

Processo:

Objeto:

Unidade Requisitante:

Item(ns):

Fórmula do desvio padrão:

Sendo:

DP = Desvio Padrão

S= Somatório de todos os preços

Xi = Valor na posição i no conjunto de preços

MA = Média aritmética dos preços

n = Quantidade de preços

ANEXO III

LISTA DE VERIFICAÇÃO - CHECKLIST - PESQUISA DE PREÇOS

Este texto não substitui o original publicado nos veículos oficiais (Diário Oficial da União - DOU e Boletim de Serviço - BS).